清单管理日程

时间管理经典著作，Palm爱好者必读书。书写得啰嗦，一些术语前后译法不一致，所以读起来有些费劲。
GTD(Getting things done)是一套简单高效的个人时间和事务管理系统。由于身处德鲁克所言的“知识工作”的时代，人们发现工作是需要被定义的，工作越来越无清楚的边界：个人的工作职责很难界定，一项工作常常需要多部门的协同合作，而每项工作也都有再完善的余地。个人往往产生这样的困惑：在岗位职责的基础上，究竟应该在多大范围内使一项工作完成到什么程度？面对无清楚边界的工作和信息过载，个人往往陷于铺天盖地的事务性工作而疲于应付，对个人时间和事务管理的需求应运而生。
GTD的宗旨是《Mind over water》所描述的心境：划桨者不需费力，稍加借力即可使皮艇在水上飞速前行。高效处理繁重事务的同时还能葆有碧波上的从容心境，这的确令人向往。因为人们在应对繁杂事务的时候，往往焦虑不堪。人们焦虑是因为他们准备不足，自行撕毁了与自己订立的契约，在大脑中堆积如山的事务只能使人产生抵触情结，心中萦绕的事情越多，其完成程度越低。GTD的解决办法是清除盘踞脑中悬而未决的事务，依靠一套外部管理系统，并随时调用。
GTD方法的核心其实就是开列工作清单。这并不新鲜，很多人都知道。我上初中时，班主任就给我们讲过这个办法：把要做的事情白纸黑字写下来，一件事待完成之后就用笔划掉。他自己对这个办法是身体力行的，上课前，老师先把手表和一张纸放在桌角，待讲评完作业或是训话之后即用笔用力在纸上划上几道，我们就知道可以进入下一个项目了。这个办法我也一直不时使用，但效果未见理想。原因正如GTD所指出的：很多列在纸上的都是材料(stuff)而非明确的行动，由于所列事项模糊不明，难于付诸行动，执行情况当然就不理想。这些事项在被一次甚至多次重新抄写在下一日的工作清单上以后，焦虑和对清单的不信任也就油然而生。GTD告诉我们，材料是需要被定义和解释的，在收集到材料之后，需要对其加工处理，组织管理，拟定备选的行动方案，并最终明确行动(Action)。只有材料转化为行动之后，才能被列入清单。
在从材料到行动的流程中，把需要管理的事情归为7大类，其中有几张重要的清单。先看流程：先收集材料进入工作篮(inbox)，认清材料的性质，并判断其是否可讨诸行动。如果不能，则依其性质，将其归入参考资料、将来某时清单或垃圾。如可讨诸行动，则列出工作清单(Project)，工作因其复杂程度还可能会列出展开的辅助性材料(Planning)。在工作清单细化为行动时，以2分钟的时限为标准，如2分钟即可解决则马上把事情做完；如不能则考虑是否另有完成这一行动的最佳人选，如有则立刻委派他人，并纳入等待清单，如不能委派，则只能推迟。推迟的行动如果有明确的日期则归入日程表 (calendar)，如没有则归入下一步清单(Next Action)。
以上7类(工作清单、辅助材料、下一步清单、日程表、等待、将来某时、参考资料)需要加以说明，因为译文不统一，所以最好还是参考英文的流程图：

工作清单(project)：步骤多于一个行动的复杂事务称为“工作”，这是一个总揽全局的综合索引。
辅助性材料(Planning)：“工作”还不是明确的行动，辅助性材料可以是工作的进一步展开，也可以是“工作”的参考资料或是记录一些灵光一闪的想法和念头，这有利于创造性的开展工作。
日程表(Calendar)：至关重要的部分，记录时间明确、重要而艰巨的行动，用于激活计划，促进决定。日程表的三维立体形式就是备忘录，作者建议用43个文件夹(31天加12个月)来组织日常事务。
下一步清单(Next Action)：可以进一步细分，如需打的电话清单、电脑边清单、跑腿清单、办公室清单、家中清单、议事清单、阅读清单等，这些清单不需排序。
等待清单(Waiting For Lists)：很多事情的推进需要等待别人的回应后才能有进展。
参考资料(Reference)和将来某时清单(Someday/Maybe)：这两种都是非行动类。前者是备查的资料，使每天接触到的有用信息有去处；后者则记录一些尚未成熟的想法，如想发展某方面的爱好、想学习某种技能、想买哪些服饰或玩具、想到哪里旅行、想加入某个组织、想看哪些书、电影、想听哪些音乐，定期回顾，待时机成熟可转入行动清单。
有了这些清单，就是如何使用它们了。工作清单是高屋建瓴的综合索引，它使使用者对目前一个阶段的工作心中有数。从日程表上了解一天应完成的事情后，真正指导具体行动的其实就是下一步清单了。对于整个系统，应每周回顾，定期更新，只有确保其新鲜有效，才能相信并依靠它。每周的回顾也是再次清空大脑的时机，检查散页纸、笔记、诸清单、大脑，并考虑是不是新的想法纳入系统。最后是具体行动，判定先完成哪些的标准是环境(Context/Place)、时间、精力和重要性，因此下一步清单有以上的种种分类。比如依照“精力”的标准，不妨开列一个可轻松完成的小事清单，以供精力疲惫时随时完成一些事情。对于突发事件，通常的做法是先来先办，最终陷入穷于应付的局面。突发事件通常是需要立即应对的，但也有些不必立即做出反应，可以将其纳入这个管理系统，重要的是不要因为突发事件而忽略了计划中的事件。在判定事件的重要性上，除了以上的模式(计划中、突发事件和定义工作)作者给出了这样一个参照系，5万英尺以上：生活；4万英尺：3～5年展望；3万英尺：1～2年目标；2万英尺：责任范围；1万英尺：当前工作；跑道：目前行动。
GTD的相关软件可以看作者的主页。
进阶部分请看：
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