学以致用的读书笔记

（日）小山龙介 《整理的艺术》

关于职场提升、工作效率、养成习惯等等的畅销书不少，但是没有几本不是名不副实的，要么是泛泛的空话不够具体，要么就是失于偏颇难于实践。

这一本书却是物有所值，里面的经验全是作者亲身实践所总结出来的，所提到的技术和工具也都相对较新，或者至少还有参考性，行文也非常简洁，要点突出，不含说教和空话。即便是脱离日本特殊的职场文化也一样具有很大的借鉴价值。

本来是当做整理物品的书买来的，结果发现原来是整理自己的生活，实现自我管理的书，好在也不虚此读，不仅有工作上的启发，对学习和生活方面也有教益。更有趣的是里面很多条习惯正是鱼叔叔日常所坚持的，而其余也有不少是我大大赞成的，如此不谋而合更使得其余的建议也具有了说服力。现将我觉得有价值有可行性有启发性的一部分摘录推荐。

文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名。
充分使用标签来整理信息
用电子邮件保管和共享资料
收到的名片要立刻扫描
以上四条都是关于计算机+互联网时代整理文档资料的诀窍，我觉得可以结合起来采用。无论是写论文还是写报告，为各种不同项目而写的，再加上常常一改再改前后有好几个版本，以及同一份文档在不同场合使用而产生的版本，久而久之很容易乱成一团，事后再需要查阅的时候很容易找不着需要的特定文档，或者干脆不小心没有保存/删除了。如果严格按照第一条来执行，那么即便所有的文件都放在同一个目录之下也没有问题，仅仅通过项目名或日期来查找就万无一失了。电子邮件的管理也是如此，作者推荐在邮件中采取一种适合自己的统一的格式，其中最好包含对方的全名，采用规范的时间格式，所附的文件也按照自己的规则来命名，这样即便事务繁杂时间久远，也不会找不到需要的资料。充分使用标签整理信息也是事半功倍的习惯，添加标签只是一个顺手的小动作，但如果养成习惯，会使得索引信息更加方便。比如图片可以使用GPS地点来添加地点标签，也可以用人脸识别来添加姓名标签，还有evernote也是用标签来管理，给同一个文件添加多个标签，避免了用文件夹管理的局限性，更加灵活方便。与采用规范文件名、顺手加标签的整理方式有着同样精髓的就是“收到名片立刻扫描”。当然扫描可能不具有普遍性，但完全可以在收到名片后立刻输入邮箱或手机的通讯录，将名片“电子化”，这样不仅避免了弄丢名片造成的不便，也为后面电话或邮件联系对方带来了便利。电子化之后名片就可以扔掉，杜绝了四处散落的名片以及想用时找不到的麻烦。

重要的网页可以截图
看报纸只记数字和关键词
用100日元的笔记本整理信息
写书评博客，制作数据库
将图书目录贴到笔记本上
扔掉书本，提高信息吸收能力
以上几条都是收集、吸收信息方面的建议。其精髓在于一是在看到有用信息时怎样以最有效率的方式摘录下来，二是怎样保管、整理所收集到的信息，三是怎样为将来使用信息提供便利。

浏览网页时看到有用的资料，无论是添加到收藏夹还是以html方式保存都有缺陷，前者会因为网站服务器删除而丢失，即便用google网页快照也不一定找得回来，后者会因为特殊格式等问题造成版面变形，保存的文件也偏大。所以最好的方法就是用截图软件保存，存贮截图文件的时候建议根据具体内容立刻修改文件名，最好包括日期，方便日后搜索。

看到新闻报道或是最新研究成果等资讯，可以将关键词、数据、权威来源记下，方便引用，而且以后借助关键词就可搜索到整篇文章。

平时做工作笔记时只用一个笔记本，不需要按照不同项目来分，而完全使用日期作为索引。购买统一的笔记本，在封面写下开始记录的日期，这样看封面就知道是什么时候用的笔记本。记事的时候完全按照时间顺序，每次一定要在右上角写下当天日期，只要有日期，就能对照日程表搜索笔记了。此外还可以将单独的资料如大纲、便利贴等粘贴在笔记本里，不会丢失。还有，为了能在着急的时候尽快翻到最新的一页，可以在记完笔记后将那一页页脚剪掉，这样就能迅速翻到最新一页。我自己从大学时候开始上课就是用的这种方法记笔记，只用同一个笔记本，不管上多少门课都是按顺序写，只用在右上角表明日期和课程名称就可以了。因为上课之前要带笔记本去，如果每门课一个笔记本，不容易保管，着急时找不到就很麻烦。只用一个本子，随时带在身上，免去很多麻烦。即便到了期末，复印整理笔记作为复习资料也一点都不麻烦，按照右上角的索引将同一门课的笔记集中到一起就可以了。这样还可以保证每一个笔记本都充分利用，从头到尾写满，没有浪费。此外记笔记最忌讳直接翻到最后一页临时记一下，这样是笔记混乱的源头，要严格按照时间先后顺序来写。除了笔记本之外，便利贴也是非常好的工具，体积小，使用方便，可以化整为零，事后又可化零为整，不论是携带还是使用都不用瞻前顾后。例如随时产生一个想法或要提醒自己稍后要做的事或是临时需要记下来的信息，就可立即用便利贴写下来，防止忘记，如果日后还需要，又可直接粘贴到笔记本里，不用重复誊抄。外出办事需要与对方笔谈时，比如语言不通或者问路之类，随手就可掏出来的便利贴也是最最方便的工具。作者说，能用便利贴解决的事情绝不使用别的工具。

此外作者对读书的看法也很有启发性。作者本人的习惯是尽量减少纸书所占的面积，在信息量前所未有之大的今天，人需要看的书太多了，但除了少数极有用的工具书外，大可不必保存读过的书，否则会有储存整理的麻烦。作者提出买来新书就切掉书脊，放在自动扫描仪里扫描成为pdf电子书。当然这个不具有普遍操作性。但是作者提倡读过的书就扔掉的想法还是很有意思的。作者说读过的书越来越多，放书的地方就会越来越少，当看到书架满满的就自然会萌生出：“看来不能再这么没有节制地买书啦”的想法，然后就会对书籍越来越无欲无求。本来大家应该像饥饿的人扑向面包似的啃读书本，吸收知识，结果却受书架大小限制不得不收起对知识的渴求心，实在很可惜。所以应当果断扔掉旧书，让书架开始新陈代谢，伸手触及的必然都是新书。一旦开始扔书，人就会产生“好书应当保留以防万一”的想法。越是好的书，越是需要时不时翻阅查看，但并不是留下书就万事大吉了，如果书还在书架上，就会产生惰性，往往反而几年都不会再去碰书。应当以扔书为前提，给自己制造压力，强迫自己认真阅读书中的重要部分，及时做好笔记，这才是上策。可以通过写书评博客，既是记录也是分享，这些读书笔记都是给朋友们看的，不必有太多心理负担。通过向朋友推荐书籍，还可以提高自己的积极性。将看过的图书学以致用，就可以通过保存图书目录的方法来方便地实现。整本书的内容都浓缩在目录中，像电影的预告片一样，看过目录，就能唤起对书中的内容的记忆，往往好的书，其目录就包涵了很多信息量，只要看着目录就能获得许多灵感。在日后写作或工作时若需要使用书中的资料，寥寥几页的目录比起大量的书籍更方便检索。

不关电脑电源，设为待机状态
为笔记本电脑准备三个电源适配器
充电全靠USB解决
家里和办公室、不同的电脑都使用同样的键盘和鼠标
准备好出差用品，自如应付紧急出差
这几条都是通过管理最基本的必需品来提高工作效率，同样适用于旅行打包。

作者认为电脑开机时间是“操作上的瓶颈”，人对这个尤其敏感。电脑的开机需要花时间等待，就会让人觉得麻烦，从而远离电脑，觉得还是纸质资料用起来方便。如果手机开机时间也很长，人们就会远离手机使用其他方便的工具。要将某个程序变得更实用，就有必要一点一滴地消除操作时的“麻烦”环节。因此将电脑保持待机状态，大家更愿意使用电脑来做事，既缩短了时间又节约了空间，可以获得“用电脑管理更方便”的效果。

笔记本电脑如果长期保持待机状态就必然要考虑到耗电的问题，又要能及时充电，又要避免忘带电源适配器，又要能在紧急时刻抓上电脑就出门，解决这个问题的方法就是：准备三个电源适配器。一个放在公文包里随身携带，一个放在家中，一个放在办公室里。家里和办公室里的都直接插好，需要时只要与电脑连接即可。只要多准备充电器或电源适配器，就能减少由于没电或无法充电带来的尴尬，这一点对于数码相机、手机等数码产品同样适用。

这就不能不提到各种数码产品的充电问题。其终极解决方案就是：全部使用USB。现在USB供电已经非常普遍了，电脑的USB端口也能供电，很多机器的数据线或充电线都是USB的，插线板数量有限而USB端口却相对较多，只要使用统一的USB电源适配器，配合各种娇小USB数据线就能解决所有电器的充电问题，相比一大堆又大又笨重的电源适配器，能省下不少空间。与时俱进地看的话，在这个建议的基础上还有更进一步的空间。比如鱼叔叔曾建议我抛弃iPhone使用android手机，因为除了iPhone外现在市面上的智能手机基本都是一样的接口——micro USB，这样一来，甚至连数据线都不用多带——电子书、照相机、平板电脑、手机、蓝牙耳机等电器全是可以共用的。除此之外，还可以采用最新的带多个USB充电接口的插线板，可以一次为多个电器充电。还可以使用伸缩型的便携数据线，这样就算携带多种USB线也不会占用很多空间。

对于离不开各种数码设备的人来说，这样的整理术简直可以称作黄金准则。基于一样的理念，书的作者没有提到，而鱼叔叔想到的整理术还有一个：为了出差时在酒店方便无障碍地使用WIFI，应购买一个迷你型无线路由器，如苹果的airport express无线基站或TPlink等品牌的无线路由器。这种路由器支持ap等中转模式，在只提供有线网络的酒店可以将网线转换成WIFI信号，这样就算有笔记本、平板电脑、手机等多个电器的上网需求也可以满足。而迷你路由器收纳起来只有巴掌大，非常便于携带。

经常出差或旅行的人，应该准备好一套专门的出差用品，这样即便临时决定出门，也不会因为慌乱而造成忘带东西和打包行李上的不便。作者提倡用专门的袋子来装各种物品。比如洗漱用品装入洗漱包，换洗衣服装入衣物包（这种私人用品宜使用黑色不透明的袋子保护隐私），各种充电器、电源适配器装在透明带拉链的文具袋里，旅行需使用的各种证件、文件装入透明带拉链的文件袋里。各种零零碎碎的东西都提前装入袋子里，这样只用将各种袋子装进箱子就行，不用费力记住哪些东西需要带。用的时候透过袋子就可以知道是装的哪一类物品，容易找到。此外各种袋子装满物品后会变成立体形状，方便垒起来携带，不会变成一盘散沙。每次旅行都要用到的东西，就长期放在旅行箱内不必每次取出来，也杜绝了忘记的可能性。

灵活网购，简化生活
购买同种商品，免去挑选烦恼
一次大量囤积，免去后顾之忧
这三条都是关于采购生活必需品的。也正是我和鱼叔叔平时所喜欢采用的方法，以下是个人经验。像卫生纸、纸巾、洗发水、食用油、牛奶乃至垃圾袋这种需要隔一段时间定期购买的东西最需要形成固定模式来省时省事。一旦发现一种好用合适的品牌或款式，应该用evernote等软件将包装、条码拍摄下来以便记忆，等到下次要采购时直接按照图片寻找购买即可，省去挑选的时间。还可以顺便将购买时的价格记下来方便比较。而用习惯了的消耗品，干脆一次囤积一些，这样就算来不及专门跑一趟超市也不要紧，也不怕超市一时缺货，有备无患。还可以利用remember the milk或wunderlist等手机APP来管理采购清单，不必每次去超市采购前费力回忆需要买哪些东西。此外亚马逊等网站还提供“定购省”的服务，对于需要定期购买的日用品如牛奶、洗衣液等，可以在网站上预定品种、数量和送货周期，网站会按约定每隔固定时间送一次货，可以在每次送货时付款，价格还比单次订购要优惠，非常方便省事。

用evernote拍摄商品的包装盒及条码的习惯非常有用，比如家人拜托帮忙买东西的时候就不用害怕忘记买哪一种、容量大小、价格高低等等了。除此之外，有很多护肤品或药品的使用说明和成分都只标注在外包装盒上，而瓶子上则没有，这时就可以用evernote拍摄下来，放心把包装盒扔掉，需要查阅时只用看evernote就行。

这样一来，生活中大量繁琐又不容易记但是忘记又很麻烦的细节就统统交给软件管理，省去了很多精力和时间，还能取得更好的效果。

按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼
用1.5倍速度看电视
睡前输入
在散步中整理思维
用香精、干花等治愈系物品转换思维模式
当中间人，向别人介绍朋友
这些都是日常生活中的一些细节窍门。首先“穿什么“是人们出门前最最头痛的问题。作者指出，从事创造性工作的人，反而不会在穿衣上浪费时间。让自己远离选衣服的烦恼，从而将这部分精力用在学习和工作中比较好。举的例子就是史蒂夫·乔布斯。当然，像乔布斯那样永远穿着同一套衣服固然舒服省事，但也很可能成为别人眼中的怪胎。如果事先按一周穿着顺序来准备好要穿的衣服，就能省去苦恼了。有几种方法可供借鉴：第一是用鞋子决定全身的搭配。购物时间大部分花在买鞋上面，先决定一周要穿的鞋子，再根据鞋子搭配衣服。第二种是用衬衣决定全身搭配。因为衬衣是每天需要更换的，决定好衬衣的穿着顺序，着装变化就因此产生了。还有用领带决定衬衣等等。此外还可按照一周日程表预先组合好不同场合需要的休闲装和正装，然后按穿着顺序依次用衣架将衣服挂好，就可使穿衣模式变得讲究和简约。建立轮换系统后就可以知道所需衣物的数量，买新衣服的时候也能有的放矢，避免购买过多的衣服，也不会出现衣服不够穿的情况。要注意的问题就是，就5天轮换的情况而言，就要勤洗衣服，避免来不及干等麻烦。我个人的经验还有，对于永远用得上的不过时基本款的衣服，比如衬衫、裤子等等，遇到很合适又喜欢穿，价钱也合理的款式，不妨一次多买几件，避免损坏需要补充的时候买不到相同款式。

1.5倍速看电视就不用赘述了，尤其是日剧里面讲话实在太慢，这类电视自从用快进看之后就再也不会捉急了。访谈节目中的语速往往也比正常的慢，方便大家跟上话题，因此即使1.5倍速快放也完全可以听清内容。作者说用快进看还有助于集中精力，专注吸收信息。

输出类型的工作适合从一大早开始做，下午适合做不怎么需要动脑的轻松的工作，晚上大脑一片混沌，完全不适合做输出型工作，俗话说晚上写的情书一定要早上检查一遍才保险。因此晚上特别是睡前适合输入，用来吸收信息，在睡觉中还可以让大脑消化吸收这些信息。

散步、使用香薰、绿植等都有助于放松大脑，整理思维。要让大脑无意识的部分更加活跃，重要的是要导入能使精神放松下来的因素。我们很难有意识地控制大脑无意识的部分，因此运动带来的身体刺激和通过改变环境产生的外来刺激都很重要。

经验告诉我们，越是毫不吝惜地将自己的人脉与他人共享的人，其人脉越会不断扩展。我们应该将自己的朋友介绍给更多的人，共享人脉资源，而不是一人独占。



以上。

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*附

本书目录

前言：整理是一种工作流程设计………

图解小山龙介式“无障碍办公”绝招

Chapter 1 资料整理术 集中数据、分散浏览场所
整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃
整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料
整理术03文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名
整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件
整理术05 扫描书籍，制作电子书架
整理术06 用SugarSync实现“无障碍办公”
整理术07 随身携带纸质资料，实现终极“无障碍办公”
整理术08 充实参考资料，随时实现工作效率最大化
整理术09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase
整理术10 在目的地或便利店打印必要的资料
整理术11 不关电脑电源，设为待机状态
整理术12 用Google Documents、Picasa与他人共享文件
整理术13 用Eye-Fi自动上传图片
整理术14 重要的网页可以截图
整理术15 分类使用SD卡，传递数据更高效
整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列
整理术17 用100日元的笔记本整理信息
整理术18 集中数据、分散浏览场所


Chapter 2 环境整理术 统一环境、简化环境
整理术19 将小物品装入透明文件袋
整理术20 准备好出差用品，自如应付紧急出差
整理术21 充电全靠USB解决
整理术22 实现一物多用
整理术23 为笔记本电脑准备三个电源适配器
整理术24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标
整理术25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化
整理术26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境
整理术27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间
整理术28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序
整理术29 分隔抽屉，充分利用空间
整理术30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部
整理术31 一机双屏，扩展工作领域
整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家
整理术33 统一、简化工作环境


Chapter 3 信息整理术 管理时间轴与空间轴
整理术34 扔掉书本，提高信息吸收能力
整理术35 写书评博客，制作数据库
整理术36 加原创注释，将书籍变成信息数据库
整理术37 制作杂志文章数据库
整理术38 看报纸只记数字和关键词
整理术39 用Technorati和“Hatena书签”搜集连上司都不知道的信息
整理术40 用RSS阅读器自动收集信息
整理术41 缩印插图，制作专属于自己的词典
整理术42 将图书目录贴到笔记本上，制作图书数据库
整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记
整理术44 在Twitter上写生活日志
整理术45 增加GPS定位功能，收集整理信息
整理术46 充分使用标签来整理信息
整理术47 用1.5倍的放映速度看电视
整理术48 用会议记录Extreme Meetings，提高会议效率
整理术49 群发邮件，使项目信息冗余化
整理术50 按金字塔原理写邮件
整理术51 管理时间轴与空间轴


Chapter 4 生活整理术 将生活常规化，再制造一些惊喜
整理术52 灵活网购，简化生活
整理术53 购买同种商品，免去挑选烦恼
整理术54 一次大量囤积，将担忧扼杀在摇篮里
整理术55 利用便利店代收快递服务，毫无顾虑地购物
整理术56 在公司收取书籍快递，提高自己的声誉
整理术57 拒绝第二次聚会的技巧
整理术58 按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼
整理术59 建立饮食模式，进行营养管理
整理术60 打扫卫生，重振精神，提高专注力
整理术61 创造家和公司以外的第三场所
整理术62 将生活常规化，再制造一些惊喜


Chapter 5 思维整理术 分割信息与整合信息
整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑，在无意识中进行整理
整理术64 睡前输入，睡时工作
整理术65 输出信息时，尽量集中精力做一件事
整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法
整理术67 统筹管理ToDo列表和邮件
整理术68 在散步中整理思维
整理术69 用香精、干花等治愈系物品转换思维模式
整理术70 换一支笔，换一种思维
整理术71 用图解整理思维的技巧
整理术72 用空格强行拓宽思路
整理术73 用思维导图将信息网络化
整理术74 用近义词拓宽思路
整理术75 给组群命名，提高一个层面来整理信息
整理术76 分割信息与整合信息


Chapter 6 人脉整理术 链接人脉与链接的快捷方式
整理术77 扔掉沉睡一年的名片
整理术78 交换得来的名片要立刻写上交换日期
整理术79 收到的名片要立刻扫描，以方便阅览
整理术80 将名片读取软件当名片检索系统用
整理术81 给见过面的人发送个性化的电子期刊
整理术82 在突然想起时邮寄手写信件
整理术83 为结识知名人士举办演讲会
整理术84 用Spysee掌握他人的人脉
整理术85 制作富有个性的个人名片
整理术86 宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情
整理术87 给活动定主题，借此制造新闻
整理术88 当中间人，向别人介绍朋友
整理术89 链接人脉与链接的快捷方式
整理术89+1 用POKEN交换电子名片
出版后记