三表之说
2014-11-29
很早以前由于学PPT所以想着顺带学下Excel,但终是畏惧于Excel繁复的函数调用而迟迟没有看完这本书,半年一直停顿在20页不到。
此次连续几天强迫一天一章进行阅读后,却恍然大悟,原来此书不是教技术的,而是教如何思考的。早知如此,何必当初啊。
作者开头就讲了一个Excel表的应用框架:三表理论。一为源数据表,二为参数表,三为汇总表;三表一出,所有数据、需求、结果都可以囊括其中,进可出结论、退可查源头。再配合万能的vlookup基本上数据需求就可以完全应付了。
细细想来,确实是这么一个道理。日常应用的Excel根本不需要那些看似高深的各种函数调用,最多的不过是加总、峰值等查询罢了。而真正让人头大的,其实是初始数据录入、数据处理的问题,结果导致一个文件夹里表格无数,却无一可再用,每次有新的需求就要重复工作,耗时耗力。
这里试着把作者所说的三表还原出来,作为日后查询需要。
源数据表:把所有初始数据条分缕析,按照类别、关系、重点一一录入,同时保证其无格式的正确性,这样所有的需求分析才可以准确无误的从源数据里获取。即兵马未动,粮草先行。这一点需要对整个项目有全局性的了解,能够把每一项实际业务总结为数据显示,当然人无完人,不可能苛责人第一次就可以把所有的数据纳入其中,但是保证源数据表没有其他数据的话,即使下次有增添修改,也不会牵一发而动全身,不会影响过去的结果。
由此可知,准备工作的重要性实属第一位的。
参数表:源数据获取后,就需要设置参数来得出结论。在Excel其实就是对应数据的名称即可,这样应用vlookup函数,调用参数表里的参数与源数据对应关系,即可得出相关的结果。当然参数表的设置也是需要对项目的理解,这两个表其实是同时进行的,只不过放在不同的表里罢了。
汇总表:当数据有了(源数据表),工具有了(参数表),剩下的就是结果了。为了让参数、数据可以重复使用,避免“污染”,需要把结果单独作为一个表,一个需求一个汇总表,这样每一次工作需求,只不过简单的调用或增加参数,新建一个汇总表罢了。
其实三表理论就是一层窗户纸,不点破。总是无法看透,一旦点开,立马豁然开朗。事实上除了Excel其他事务也是可以应用三表理论,如做PPT之前先画各自的分镜头,这就是源头;然后在分镜头下面写内容和重点;最后再把其进行实现。这样的好处就是把在节省了PPT操作中的重复劳动,提前从镜头语言就可以知道整体的连贯性了,而不用做完后再进行对比,重制。