每天节省2小时-摘录

【使用电话语音信箱】
语音信箱要求来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由，告知对方如果他留下语音信息，得到回电的速度会更快。注意：每周更新你的语音问候语。

以身作则，当你给别人留言时，必须留下你的姓名、电话号码和来电事由，以及你希望对方回电的最佳时间。请记住：电话号码别念得太快。

【使用邮箱的秘诀】
用PADD模式组织你的邮件
Purpose 你发这封邮件的原因要在主题简明写出（可以加上完工日期，方便收件人安排先后顺序）

Action 尽量在第一段写明你希望收件人做什么，长度不超过2-3行。
这样信息就会在outlook的预览版面中显示出来 (向对方解释，由于邮件太多，不会每封都打开看)。你会根据邮件主题和第一段的内容，判断打开和回复邮件的先后顺序。

Detail 使用编号
把你的所有要求用编号分别标示，以便尽早得到回复，因为这样会方便收件人，他可以直接在编号后回复他们的答案。

Deadline邮件末尾写上截止日期和要在此日期完成的理由。不要使用“尽快”，要有一个确切的截止时间。

读完一封邮件
处理邮件后将其归档。
设置标志并将其归档，以便将来处理。
将它放进你的时间进度表或者设置提醒，以便将来处理。
删除或阅读完删除。

邮件抄送
如果事情与你无关，那要告诉对方，发邮件收不要同时发给或者抄送给你。告诉你的下属哪些项目邮件需要抄送给你，否则，他们会把所有邮件都抄送给你。使用打开抄送过滤功能，抄送的邮件会被过滤掉。

转发邮件加评论
如果你被要求对邮件提出建议，请在主题栏或正文第一段的开头加入你的评论意见，这会节省收件人的时间。

【工作清单】
日工作清单是一张记录一天工作内容的清单，主要关注的是当天的事情。

周清单：一周比一天能更好地显示你的工作效率。每周你都可能有一到两天的工作完成得不理想，但如果你以5天的时间来看，会发现你已经做得相当不错了。把周清单钉在一起并放进文件夹。在年度考核时，可以用来向上司展示自己做了多少事情。


【高效通话】
由于人们都记着去吃饭或者回家，在午餐或者下班前打电话，效率更高、耗时更短。

对于来电者，直接问对方——我能为你做什么。不要让他不紧不慢地开始说天气。你要不停地提问直到能判断出来电的性质。

打电话前先看一下时间，给自己订一个目标，计划多长时间完成通话。边打电话边看时间。营造紧迫感有助于自己在计划的时间里完成通话。

想结束通话可以这样做：
告诉对方有人走近你的工位，比如你的老板。
告诉对方你得去开个会。
告诉对方你有个电话在线上或者你有个电话要打。
总结电话内容后，说“就这些了吧？”
告诉对方“我知道你很忙，因此我先挂电话了。”

【其它】
下班前精力差的时候最适合做规划，因为这件事不太费精力。同理，周五做下周的规划，并做断舍离（删除电子邮件、碎掉没用的纸张等）。

判断是否要参加会议
如果我不在会上发言，真的需要去参加会议吗？
我能派别人代替我去吗？
我能否通过电子邮件给他们需要谈论的资料？
如果我看会议记录就能了解事情，那大可以不用去。

当别人走近你的工位，第一种告诉对方你没时间的信号就是站起身来，如果他们没有领会你的意思，你就走出工位或者办公室。