靠谱的工作基本功 ||书评

作为一名职场新人，我在工作中经常遇到一些无法解决的事情，糟糕的是我完全不知道这些问题应该向谁请教，幸好这几天得了一本书，《靠谱：顶尖咨询师教你的工作基本功》，虽然书名很长，但这本书向人们保证: 无论从事何种行业和工作，都能收获即使再过15年仍旧管用的、可广泛适用的技能。 翻开这本书，看了下目录，共有四章，不厚，但汇聚了多位有二十多年工作经验的顶级咨询师们的建议和期望。 下面我将根据我自己的工作经验，结合这本书说一说职场新人应掌握的靠谱的基本技能。 首先，谈谈新人犯难的沟通技巧。 ①先讲结论——这是广泛应用的沟通法则。 人在焦虑，着急时，认为被提问时必须要马上回答，于是便不假思索地说出临时想到的东西。要么，面对提问，为了消除尴尬和恐惧感，会姑且说点什么应付一下。这种应付在职场上是行不通的，你的领导和上司一眼就能看得出来。如果遵循PREP模式，就能解决这个问题。 PREP由以下英文单词的首字母组成 POINT=结论 REASON=依据 EXAMPLE=具体事例 POINT=重申结论后结束 所以，先讲结论，在短时间内将必要信息传达给对方。 ②用数据、事实说话。 事实依据就是指真实的案例或数据。换句话说就是谁也无法动摇的事实，而不是自己的经验和漂亮话。最能代表事实的是数据。 数据才是新人的武器，越是新人越要抓事实。 比如我在工作中，领导让我写近期招聘活动的市场分析，我写求职者有所增加，今年毕业生就业率有所提高，就业形势回暖等等，这些东西都是我凭感觉想到的，领导看过后会觉得我在说空话。 如果我能在材料中以参加现场招聘会的单位数，求职人员的数量，最终达成意向的人数统计出来，那这份材料写得才算是有用的。 将一些凭感觉想到的问题落实在“数据”上，变成清晰明确的“证据”，更容易让人理解和信服。 ③逻辑先行 职场新人经常用热情积极、感情丰富去推动自己的工作，甚至用这种方式做某些不合乎逻辑的工作，诉诸情感，让上司和同事得到认同。 安永咨询公司的咨询师奥井润也说道： “新人首先要学会有逻辑地说话，通过情感或热情打动人的方法等真正熟恶了工作后再用也不迟。” 工作中最重要的是看你的工作做得怎么样，逻辑比情感更为重要。 ④让对方听得懂 即使明白逻辑的重要性，也有人不会选择用有逻钟的表达方式向对方传达自己真正的想法。虽然可以按照PREC建式从结论开说，但是依然无法让对方理解核心内容。 以对方“毫不知情”为前提，构建逻辑，组织语言 职场新人通常认真地准备资料，因此很容易就认为“自己逻辑合理，资料齐全完备，对方肯定可以理解”，结果就会按照自己的节奏自顾自地讲下去。 但是在很多情况下，听众跟不上讲话者的思路，只能“闷不作声”地坐着。 这时，需要观察对方的动作，揣测对方的理解程度。 对方有以下动作或行为，说明你要注意了： ✔不提出问题不代表完全理解，而是预示着不理解。 ✔看对方翻看资料的速度。如果你讲完这一页资料要进入下一页时，对方还在不时地翻看这一页的话，就说明他有不理解的地方。 ✔那些迅速翻看资料的客户说不定觉得现在的解释有点无聊，想让你迅速地说明要点。 ✔如果他不看正在说问题的自己，却看向了旁边的人，这也是没有理解的信号。 ✔翻看前几页的内容也表示他不理解。 ✔“大致理解了”“大概听懂了”等类似的反馈其实和“完全不懂”是一个意思。 要时刻调节自己的节奏，让对方能真正听得懂。 ⑤配合对方的步调 终极信息传递法 完全按照对方的步调来。 研究并效仿对方的用词、思维方式和表达习惯。 文件要遵照客户惯用的格式编写。 遵照对方用语，明确内部用、外部用语。 ⑥超越上司或客户的期待 无论是发出指示的上司，还是接受安排的 属下，都要明确以下四个要点： 工作的背景和目的 具体的工作成果目标 质量要求 优先顺序和紧急程度 把握好对方的期望值，才能不时地超出对方期待的答案。 第二、谈谈工作中必需的逻辑思考技巧。 ①思考方式 在着手开始工作前，首先要考虑好用什么思路才能得出结果。要在方法和步骤获得同意之后再行动。 如果在办会前，我做出方案书，获得领导的同意，这种方法确实提高了工作效率，并且不用返工就可以办一场大会。 考虑用什么方法、分析何种要素才能获得想要的结果。事实上，我们只要对某种要素做调查，就能解决这些问题。 ②“云——雨——伞”:提建议的基本原则 (事实）“天空出现乌云。” （分析)“因为有乌云，可能会下陌，， （行动)“因为要下雨，所以带雨车。 这里最重要的就是区分“事实”、“分析”、“行动”。 我们在工作中会有以下几种可能出现的失败。 失败1:仅把“乌云”提交上去。 领导安排工作后，只不过是粘贴复制一些貌似有关的数据和报道，就把这些当报告交给上司了。 记得我有一次从报纸和网络上搜集大量信息，然后向领导报告——结果领导给我说，这是什么意思？难道让我读新闻报道吗？ 只有现状(=乌云)，称不上报告书。 要把现状和分析一并提交给上司 失败2:不提供依据 新人容易犯的另外一个错误是只提交行动计划，但别人不知道这么做的理由是什么。用行话讲就是缺少“WHY SO”，也就是为什么这么做。 失败3:混淆现状、分析、建议 开始工作后，每一个职场新人需要掌握的基础，就是区分事实现状、分析研究、行动方案、明确回答“结论”和“依据”。 那么，我们如何才能迅速掌握这个技能呢? 最简单的方法就是添加标题。 写文章时添加以下内容的标题： 事实、现状 我的解释分析 推荐的行动方案 这样的话，自己脑中就有一个清晰的结构了。 最后将这个清晰的内容给对方看。 ③假设性思考 “先做假设”在工作中极为重要。 利用这种方法时，首先在可预想范围内，勾勒出工作的概要。这一步需要大胆做出假设。 然后让假设→检验→反馈的循环快速运转，如果检验中出现和假设不一样的数据，就要坦诚接受，设定新的假设。 这样做，可以提高百分之八十的工作效率，可以在短时间内把握问题的本质。 第三，谈谈工作中的资料制作技巧 ①文书写作的基础——会议记录法 新人最容易犯的错就是将会议记录写成发言记录。 会议记录的意思是记录会议上决定的事情。这才是基本原则，极端地说，就是中间过程觉全可以不写，只管记录最后的会议决策就可以了。 简洁地记录已定决策、需要确定的事项，传阅给相关人员确认或决定某些事项。这才是会议记录的作用。 除了基本的时间地点，参加人员，议题等外，以下四个是重点: 已决定的事项。 未决定的事项(需要下次决定的问题)。 需要确认的事项。 下次会议之前的准备(负责人和截止日期。 这个格式需要反复练习，直到形成完美的资料制作。 最后，我想再说几点新人应该在工作中注意的速度和质量。 熟练运用exle、ppt，工作速度决定输赢。提升这两个软件的操作速度就能立竿见影地提高工作效率。 工作要尽早完成，不必追求完美。 咨询师牧田总结:我们不要100分，不要三天做出的100分，而要三个小时的60分。与其花时间从一开始就以100分为目标，不如尽早推进工作得出结果，即便是做得粗糙一点也可以。 除了工作中注意这几点，谨慎地选择一起共事的人也很重要。工作中只可意会不可言传的那部分才是对专业人员来说最重要的。 职场新人一定要找一位老师在身边指导自己。 可以在工作上应用的“守破离”。 守=完全效仿师傅的一举一动。 破=找到和师傅所传授的不同的方法，拓宽范围。 离=超越师傅所教授的方法，孕育出独有的技法。 除此之外，还要有很强的追随能力，领悟理解上司的提议，想上司所想，思上司所需，积极行动。