戴维•凯克奇说:“焦虑是由于缺乏控制力、组织整理,以及缺少准备和行动不足造成的。”而所谓的“搞定”焦虑或压力的的方法,主要基于两个行动:
(1)收集所有需要处理的事情,把他们统统置于一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中。
(2)训练自己在获取任何任务的前期就进行分析和决策,以确保在任何时候,都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”计划。
以上,就是《搞定I:无压工作的艺术》一书的内容概要。
具体以行动而言,本书所介绍的GTD时间管理方法有以下几个实施阶段:
一、准备阶段:时间、空间和工具
下班后的时间对于某些不适合平时做的事情,反而是比较合适的,比如整理文件,制定计划等。
你需要开拓一个“基地”,要有一套得心应手的工具以及宽敞的空间来存放参考资料,而且所有资料的存放要便于随时取阅。
注意,我们的大脑绝非一个存储空间,因此需要一些外部装置来管理提示信息。
二、收集阶段:归拢材料
训练自己随时发现并收集那些未尽事宜。
工作篮里的材料不要长期放置,要随时清空。
三、处理阶段:清空工作篮
当你完成对工作篮的收集工作后,你将:
1、经过分析,丢弃不值得做的工作;
2、完成所有用不了2分钟就能完成的事务。
3、把所以可以委托他人处理的事情委派出去。
4、为所有需要两分钟以上时间的行动注明提示信息,以提醒你日后执行。
5、根据获取的信息,明确你目前较为重要的工作和任务。
处理阶段的基本原则是:
1、首先处理工作篮中最上面的事务。
2、一次只做一件事。
3、永远不要把任何事务再次放回工作篮。
一旦你确定了下一步行动,你就面临3种选择:
1、立即执行(如果两分钟内可以完成)。
2、委派他人(如果你自己不是完成任务的最佳人选)。
3、推迟执行(把任务放在工作篮中,等待日后有时间再完成。)
四、检查回顾阶段:保障系统的有效运行
首先看日程表,然后看行动清单,最后每周末回顾。
总结
最后,恒哲再强调一次,这本书最重要的技巧是:把你所有要做的事情全部收集到一个地方,在大脑中不留任何事情,因为你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。头脑中积压的待办事件越多,你的压力就越大,效率就越低。
你必须收集生活中所有悬而未决的问题;然后对这些问题进行预判和处理,并确定下一步行动;接着对这些行动进行组织整理、回顾,最后付诸实施。
你并不需要新的技能来提高你的效率,只需一套全新的行为模式:在什么时间,什么地点运用这些技能。
记录、明确预期结果,确定下一步行动方案、对事务进行归纳分类、及时地回顾检查,以及凭直觉做出选择判断。聚精会神地设想成功的景象,进行头脑风暴,组织整理你的思想轨迹,一步一步地推动工作向前发展。
以上,就是近几年在全球流传甚广的“GTD时间管理方法”。
心得
在亲身实践了“GTD时间管理方法”一段时间之后,恒哲发现,其实根本不需要像书中说的那样,一定要购买什么“GTD时间管理软件”、档案柜、文件夹、办公桌、任务篮等办公用品,只需要在电脑桌面上新建一个WORD文档,在里面设置“年度重要任务”、“月度重要任务”、“每周工作任务”、“当天工作任务”、“立即行动”、“下一步任务”、“备忘录(将来/也许)任务”等几个部分,把自己所有的待办工作事项和想法分门别类记录在内,按计划完成即可。每完成一项任务,马上删除,清空WORD文档,让自己专注于下一步任务上。这才是“得其神而忘其形”的学习方法。任何一种方法,越简单才会越有效,读者不可不细心体察。