辅助表达与思维的工具
2012-03-23
如何与人进行高效的沟通，如何分析问题并完整的描述解决方案，是目前我在职场中，迫切需要提高的两项能力。缺乏沟通技巧与分析问题的能力，使工作过程异常的痛苦而漫长。虽然有意识去提高部分能力，但没有科学而有效的提高方法可循，犹如无的放矢，事倍功半。在偶然的机会下，由同事介绍学习了芭芭拉.明托的《金字搭原理》，豁然开朗，犹如拨开云雾见月明。
金字塔的原则、结构、方法
芭芭拉.明托的金字塔原理，给我们带来了一种表达、思考和解决问题的逻辑。其核心的观点是”结论先行、自上而下表达；总结概括，自上而上思考“。它要求我们在表达与思考的过程中，将思想在逻辑上组织成金字塔结构，以辅助高效地进行表达与思考。
（一）原则。在构建金字塔的过程中，需遵循四项基本原则：
（1）结论先行：文章只有一个中心思想，并放在文章的最前面；
（2）以上统下：每一层思想必须是对下一层思想的总结概括；
（3）归类分组：每一组中的思想必须符合某一逻辑范畴；
（4）逻辑递进：每组内的思想必须按照逻辑顺序排列。
（二）结构。金字塔结构是在序言的引导下，将需要表达的思想或是观点，在纵向上组织成疑问/解答关系，在横向组织成归类分组关系。
（三）方法 。构建金字塔的方法，可根据起始的方向，分为自上而下法与自下而上。
自上而下法方法，使用演绎推理的思维过程，步骤如下：
（1）确定主题；
（2）设想受众的主要疑问；
（3）与受众进行疑问/回答式的对话；
（4）对受众的新疑问，反复进行疑问/回答式的解答。
自下而上法，使用归纳推理的思维过程，步骤如下：
（1）列出需要表达的所有思想；
（2）寻找要点间的逻辑关系，并归类分组；
（3）得出结论。
金字塔原理可辅助表达、思考与分析解决问题。
（一） 辅助表达。根据金字塔的原则与结构，将思想组织成金字塔结构后，在序言的引导下，自上而下，自左向右，依次表达思想，即可达到条理清晰的表达目的。
（二）辅助规范思考逻辑。
依据金字塔原理的原则与构建方法，在将思想组织成金字塔的过程，可引导、辅导我们进行富有逻辑性的思考。金字塔原理的两种不同的构建方法，分别对应演绎推理与归纳推理两类思维过程。当使用自上而下，将思想构建成成金字塔，就是完成演绎推理思维的过程。当使用自下而上，将思想构建成金字塔，就是完成了归纳推理的思维过程。芭芭拉根据人脑的四种分析活动（演绎推理、寻找因果关系、化整为零、归纳推理），介绍了组织思想的四种逻辑顺序，分别为：演绎顺序、时间（步骤）顺序、空间（结构）顺序、程度（重要性）顺序。而在构建金字塔结构下，纵向使用演绎逻辑顺序，横向上使用其它三类顺序。
演绎推理，借助金字塔进行思维最自然的一种逻辑形态，它将推理的结论放在金字塔的顶端，往下自左向右，则演绎推理的过程。
归纳推理，自上而下将思想根据逻辑顺序进行分组，并区分不同的逻辑层次。其中时间（步骤）顺序、空间（结构）顺序、程度（重要性）顺序是思维分类归组的基础。
时间（步骤)顺序：就是按照时间顺序依次表达为了达到某一结果必须采取的行动。
空间（结构）顺序：就是人们使用示意图、结构图、照片或图片想象某事务时使用的顺序。
程度（重要性）顺序：在明确指明每组的项目具有共同的特性，并确保具用该特性的项目都入选该组后，在每组内，依据各项目具有特性程度的高低进行排列。
归纳推理构建金字塔的过程中，就是确定思想归属于以上哪一类逻辑顺序。当一组内的思想逻辑顺序是不归属于以上三种任何一种时，你就必须重新检查你的分组是否正确。
用归纳推理构建金字塔的过程，其过程可分为三部分活动：先列出需要表达的思想，再进行归类分组，最后进行总结概括。归类分组与概括分组，是关键的两类活动。
归类分组需要严格的遵循分组的MECE原则：各部分完全独立，相互互斥，没有重叠；所有部分完全穷尽，没有遗漏。在分组MECE原则的指导下，再对思想进行归类分组，其的一般过程为：先把句子改写能够表明其实质的短句，再把相匹配的断句合并同类项，组织在一起，最后确定分组基础，并进行排序。这个一般的过程下，根据行动性思想与描述性思想分类，可对分组排序细化行动性思想的分组排序过程和描述性思想的分组排序过程。
行动性思想的分组排序过程：
（1）明确说明每个行动性思想产生的最终结果；
（2）把产生相同结果的行动合并、归类、分组；
（3）确定分组基础，并依此进行排列；
（4）检查是否遗漏了任务行动；
描述性思想的归类分组过程：
（1）将类似说明类似事务或相同观点的思想合并、归类、分组；
（2）确定分组基础；
（3）使用完整的句子描述每个思想，并决定其顺序；
（4）检查是否遗漏了任何思想。
同理，在分组排序后，可分别根据行动性思想与描述性思想的分组，进行总结概括。概括行动性思想，就是概括行动性思想取得的最终结果，其过程为：
（1）发掘行动的实质；
（2）区分行动的层次；
（3）概括每个行动产生的最终结果；
（4）直接由行动概括出结果。
概括描述性思想，就是概括思想共同性隐含的意义，其过程为：
（1）寻找主语、宾语、谓语或含义的共同性；
（2）确定包含这些思想的最小范畴；
（3）寻找共同性隐含的意义；
（三）辅助分析解决问题。当我们不明确需要表述的思想，或是需要回答的疑问时，可通过金字塔原理，帮助我们分析解决问题。通过明托的介绍，我们可将问题定义为：现实与理想的差距，即现状(R1) 与目标(R2)的差距，而解决方案就是我们如何从R1到R2的过程。根据问题的四要素：切入点/序幕、困扰/困惑、现状/非期望结果、目标/期望结果，可将问题分为七种类型：
（1） 寻找解决方案：不知道如何从R1到R2;
（2）验证解决方案：知道如何从R1到R2的方案，但不知道是否正确；
（3）实施解决方案：如道如何从R1到R2的正确方案，但不知道如何实施；
（4）确定最优方案：知道如何从R1到R2的多种方案，但不知道应该选择哪一种；
（5）实施解决方案未成功：知道发何从R1到R2的正确方案，并且实施了该方案。但由于某种原因，未能取得期望的结果（R2);
（6）寻找目标与战略：知道R1，但不知道R2是什么，也不知道解决方案是什么；
（7）比对分析：知道R2与解决方案，但不能确定是否处于R1.
在分析、解决问题过程中，巴托建议使用结构化分析问题，并构建金字塔。结构化分析问题过程为：
（1）界定问题；
（2）使用诊断框架，呈现存在问题领域的详细结构；
（3）假设问题生产的可能原因；
（4）收集信息，以证明或排除所作的假设。
其中，可根据问题的四要素及类型，界定并描述问题。界定问题的过程为：
（1）设想问题产生的领域；
（2）说明发生了什么事情打乱该领域的稳定；
（3）确定非期望的结果；
（4）确定期望的结果；
（5）确定是否采解决问题的行动；
（6）确定分析所要回答的疑问。