正确定义问题，减少无用功 ——认清六个问题，节省80%的无用功
2017-03-13
从我的观察来看，大部分职场新人在前两年，做的80%的工作都是无用功。然而非常奇怪的是，很多职场人士，宁愿花很多时间去学习如何把事情做得更快，比如学习时间管理，也不愿花一点时间，去学习如何筛选高价值的事，比如找到真正需要解决的问题。
1个小时=55分钟澄清问题+5分钟解决问题
爱因斯坦说：“如果给我1个小时解答一道决定我生死的问题，我会花55分钟来弄清楚这道题到底是在问什么。一旦清楚了它到底在问什么，剩下的5分钟足够解答这个问题。”
可现实中，大多数人的做法完全相反——看到问题都有压抑不住马上跳进去找到答案的冲动。
在我刚做咨询不久的时候，老板让我做个行业研究，以便一周后见客户用。我当时很兴奋，因为做研究分析什么的，我最擅长了。于是各种埋头找资料、加班做PPT，拿出一份自认为非常完美的行研报告。
老板看了不到3分钟，说：“做得很辛苦，但一点用都没有。客户的咨询目的是吸引和挽留人才，你的行研竟然没有劳动力市场的分析维度。还有，你做了行业趋势分析，但竟然没有这些发展趋势对人才管理的启示，你要我怎么跟客户谈？”
我当时心情低落到极点。但也是从那以后，我才意识到：花时间澄清真正的问题，以及知道哪些问题需要被解决，是多么重要的事情。
方向找错了，那你只有苦劳而没有功劳
我们的工作，大致可以分为两种类型，一种是过程导向型，一种是结果导向型。
过程导向型的工作，比如产线操作工，只需按照流程，按部就班地做事情就好，人与人之间创造的价值差别不大。所以，这些岗位的市场价值也就基本固定。
对于过程导向的岗位来说，想要多产出价值，通常就是多花时间，因为单位时间的价值基本是固定的。
可结果导向型的工作不同，比如销售、程序员、工程师，等等，同样工作8小时，你能创造更多价值、更高绩效，就有机会拿到更多回报，收入会非常悬殊。
总之一句话，结果导向型的工作，需要的是功劳，而不是苦劳。
我们大部分人的工作，其实都是结果导向型，如果想要多产出价值，除了多花时间以外，还有两种方法，一种是做更高价值的事，另一种则是把事情做得更快。
然而非常奇怪的是，大多数人花很多时间去学习时间管理，以挤出更多时间来学习和工作，还会拼命努力，通过练习让自己的事情做得更加熟练，却很少有人花时间去学习如何筛选高价值的事，比如找到真正需要解决的问题。
不妨观察一下你身边那些优秀人士，他们的做事速度往往并没有比你快出很多，可他们更善于判断什么是值得他们花时间的问题。
那么，如何找到真正值得解决的问题呢？只需要记住两点：第一，不是所有的问题都是真正的问题；第二，不是所有真正的问题都值得被解决！
不是所有问题都是真正的问题
我们所看到或者听到的问题，其实只是表象问题，而表象问题跟真正问题之间，还差了三条街，也就是三种偏差。
我们来看看，如何排除这三种偏差，以确定我们将要花的时间和精力是值得的。
第一，理解偏差（常常出现在别人要你解决问题的时候）——所以要提问
如果这个问题是别人提出的，那么就会存在双方的理解偏差，你需要跟对方澄清真正的问题，而澄清的方法，就是向对方提问。
比如我上面说的关于行研的问题，如果现在让我重来的话，我会澄清这些信息：背景、目的、展示对象；可用资源（信息资源、人手资源等等）；篇幅以及必需的分析维度；何时需要初稿和终稿，等等。
第二，隐藏偏差（常常出现在与他人产生冲突的时候）——所以要挖掘
每个人都有自己的社会角色，所说未必是所想，所以，当你面临与人冲突的问题时，不要急着解决表面问题，而要去挖掘别人内心的真正需求，从而找到真正的问题所在。
我曾经在带领一个咨询项目的时候，遇到一个困难，项目方案总卡在一个关键决策人物那里，沟通多次未果，方案改了好几遍，分析佐证材料一堆，但他总能挑出问题。
最后，客户项目团队提供的背景帮了我们。真实的情况是：这位高管是个空降兵，而他的前任在团队中威信极高，他现在的当务之急是建立团队对自己的信任。我们的方案对他的团队利益分配有影响，他很难向下沟通和交代。
后来，我们在此基础上建议了一个过渡方案，给了一个过渡期，问题迎刃而解。倘若不是客户项目团队提示，我们不知还要在表象问题上做多少无用功，却发现不了真正的问题。
Simon Fisher曾经提出过一个冲突层模型，他说，我们所声称的问题其实只是最表层的，背后存在隐藏的原因，以及内心真正的需求。
比如上面那个客户，他表现出来的是挑剔我们的方案不完善、研究不充分（表层需求），因为他不希望在团队面前失去威信（利益出发点），所以他真正的需求是目前不要对他的团队有大动作（真正需求）。
基于此，我们才提供了不修改方案下的另一种解决方式，皆大欢喜。
所以，在面临与他人的冲突这类问题时，不要急着解决，而要先问自己三个问题：对方的真正需求是什么；对方的需求还可以通过什么方式实现；我可以怎么帮助对方实现，以此挖掘出真正的问题。
第三，成因偏差（常常出现在解决商业性问题的时候）——所以要分析
很多问题，其实背后是有原因的，如果不能把原因找出并解决，问题会不断暴露，所以，我们要搞清楚成因，解决根本问题，而不是只解决表象问题。
比如，我曾经服务过的一个客户，流程冗余导致管理效率低下、决策速度慢，如果马上去优化流程，问题是可以得到解决的。但是，我们分析了流程冗余的原因，发现是组织架构的问题——部门及岗位设置得非常细，每个管理人员的管理范围非常窄，导致管事儿的比做事儿的还多。如果只优化流程、不改变组织架构的话，过不了多久，管事儿的没有足够的事情做，为了出业绩，还是会想办法插手很多事情，然后把流程又搞得复杂起来。
好了，经过这三个步骤，你终于找出什么是真正的问题了。然而，是不是就可以马上着手解决这些问题呢？
不是所有真正的问题都值得被解决
当然不是！你还需要看看，这个问题能否被解决。毕竟在这个世界上，大部分的问题都是无法解决的。我们用一个二维矩阵，来帮助我们区分不同的问题。
维度一是问题的关键度，也就是，当下解决这个问题有多重要，维度二是问题的解决度，也就是这个问题当下可解决的程度如何。
处于四个不同区间的问题，你的解决方式应该是不同的，否则就是在做无用功。另外，我给每一个区间取了个名字，便于理解。
区间1，解决度高、关键度低——小插曲：这个区间通常是最容易对付的问题，通常不会困扰你。
对于小插曲的问题，如果花时间很少，可以迅速解决；如果花时间很多，可以授权别人去做。
区间2，解决度低、关键度低——困难游戏：这个区间的问题，就好像一个困难的游戏，通关几乎不可能，但这事儿没那么重要。
然而，就像游戏一样，这个区间会诱惑你花费大量时间和精力，做很多无用功。
比如，你在行政部门工作，老板让你调查大家对食堂的建议，以便下年改进。你很认真，设计了一个Excel问卷发给大家。
结果，有人提出：员工调查得匿名，不能发excel给你，得弄个网站。然后又有人提出：我们老在外出差，网站也不方便打开，能否搞个移动网站，手机可以登录。
你哼哧哼哧地花时间解决这些问题，突然发现：咦？这些根本就不重要！收集到建议就可以了，对食堂提个意见，是有多敏感多费劲的事儿，还需要匿名、还需要手机登录？
所以，对于类似困难游戏的问题，你需要设定一个时限，然后以此为标准，时限内可以解决的问题就做，时限内肯定无法解决的，就不要开始了，放弃吧。
区间3，解决度低、关键度高——无底洞：这是很多人容易陷入的无底洞。
因为关键度高，所以你会觉得要多花时间、需要非常谨慎，可是，问题的解决度明明很低。比如股市，关键度很高，可你天天挂在心上、天天研究，跟不研究比起来，结果也不会有多少差别。
将时间花在这些问题上，同样是一种浪费。并且，长久将自己陷在这个区间不能自拔，会导致自己毫无成就感、更加焦虑。
对于这类无底洞的问题，倒不如调用你的情绪脑，听从内心的直觉，而不是陷入理性分析中无法自拔。
因为，在面临一些极其复杂的问题时，信息量会超过人脑可处理的信息量，这时候，我们的情绪脑反而比理性脑更加靠谱。
区间4，解决度高、关键度高——高价值陷阱：这个区间才是我们要花时间的地方，花时间解决可以产出结果、价值又高的事情。但是，这里也会有陷阱。
因为重视，很多人总会在内心漫无目的地反复思量，却不会行动。你以为自己在思考和解决问题，其实只是在困扰和焦虑中耗费精力。
比如，很多人对现状不满，想要转行，于是每天都在思考：我该转什么行呢？期望哪天灵光乍现，找到自己毕生愿意为之奋斗的事业。但说实话，按这种方式想下去，一辈子也很难有结果，因为这根本不是思考，只是困扰。
真正的思考，是你需要收集信息、自我剖析、咨询他人、分析各种可能、最后进行选择。职业选择的问题，本书也会进行阐述，你可以按照方法进行真正的思考。
所以，面对高价值问题的时候，你唯一需要注意的是：思考，而不是困扰。
如果你意识到自己只是在困扰（通常的表现为：反复思量、毫无进展，而且你知道这样下去根本找不到答案），马上停止下来，避免落入陷阱。
提升高价值问题的占比，是我们必须努力的方向
当然，在你初入职场的时候，你不可避免地要做一些解决度低或者重要度低的事情。就我的观察来看，这个比例甚至会占到80%。
比如刚进咨询行业的分析师，会做大量的研究和分析，可最后用上的其实很少，因为以他们的经验，很难判断其中哪些内容是对后续项目是有更多帮助的。
一定程度上来说，这可以理解，也是我们成长中的常态。
然而，渐渐往上，当你成为一个资深人士或者团队领导的时候，找到解决度高、重要度高的问题就非常需要，否则会拖累整个团队做无用功。
所以说，初入职场的时候，我们可能会在困难游戏和无底洞上面花费很久，即便找到了高价值问题，也会落入困扰的陷阱。
然而随着时间的推移，你需要不断反思问题，从而找到真正高价值的问题，最后将自己更大比例的时间分配在解决高价值问题上面。
如何快速找到有价值的问题
你可能会觉得：嗯，你说得都很有道理，然而我还是不会。
实际上，找到高价值问题并不难，你只需要养成一个习惯，在看到问题之后，不要马上解决，而是拿出我提供的这个清单过一遍。当然，你也可以在此基础上，根据你自己的思维习惯，设计一个属于你自己的问题清单，会更有针对性。
清单问题1：澄清需求——我是否清楚该问题/任务的背景、目的、关键利益方、可用资源、时间要求？
清单问题2：挖掘诉求——对方为什么会提出这样的问题/挑战？ta的真正诉求是什么？这个诉求还可以通过什么方式实现？我可以怎么帮助ta实现？（若不是跟人相关的问题，此条可略过）
清单问题3：找准问题——这个问题解决了，事情就会都顺利了？我解决的只是表象问题、还是真正成因？
清单问题4：确定关键——这个问题现在是否必须被解决？是否有其它更加重要的问题需要我去花时间？
清单问题5：确定可行——这个问题现在是否可以被解决？我解决这个问题大概需要多久？这个时间是否可被接受？
清单问题6：正确思考——这个问题我思量多久了？有没有进展？继续如此，是否有可能找到答案？（当你因为无法进展而苦恼的时候，问这个问题）
最后，请牢牢记住这几句话：不是所有问题都是真正的问题，不是所有真正的问题都值得被解决。看到问题的时候，不要马上解决，先过一遍清单。
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