番茄工作法读书笔记
2014-05-03
核心为承诺
为做出正确决定，需要简化问题，使其只包含重要信息和自己有足够能力进行分析的领域。真正的挑战在于建立简单、透明、具支持性、自我完善、有灵活性的进程
超时工作可以完成眼下完不成的东西，但最后还得有所付出，而且要支付利息（身体健康）。采取可持续的步伐是工作卓有成效的前提
有规律有节奏的生活方式最适合大脑。节律的变更会导致头脑混乱。环境的频繁变化会降低生产力。作息不规律的人容易迷茫和焦虑。通过执行一套相同的动作和准备程序，可以使大脑自我调整，进入之行某类事物的最佳状态
因未来的不可预测性使时间从持续角度让人产生焦虑；若将工作是为一连串事件各个击破（时间交替性），生产力将提高
无法完成工作的问题及用番茄工作法改进：
面对复杂，望而却步（拖延）——不考虑任务有多复杂，重要的是开始再开始，做一段时间后休息作为奖赏
无聊琐事，越拖越久——不要想完成整件事还要花费多少工夫，而是想完成一个番茄钟也没多久
小事忙活一天，大事一样没办——每天早晨做计划，为自己当天分发为数不多的活动，在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级：确保一直在做最重要的事
最后期限，步步紧逼（一直工作不休息不会有任何效率）——休息时安心休息，工作时一心一意
从休息到工作，心智调整不过来——利用扭启番茄钟、遵循铃声、填写“今日代办”表格的动作形成条件反射，习惯成自然
一错再错，不长记性 ——一天结束前要做三件事改进个人流程：记录、处理、可视化。最后进行调整，形成自己专属的方法
没想打一件事要做这么久——将活动拆分成小项目。若某活动超过7个番茄钟，则需拆分，比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”，及时反馈（定量预估）
没想到一件事越做越复杂，头脑被各种想法占据——将过程中冒出的次要任务填入“计划外紧急”，然后专心致志、抛开杂念完成主要活动（定性预估）
时间都用来学习适应复杂的工作方法——简单至极，且具有可塑性
只顾低头干活，忘记抬头看路 半个小时休息使大脑有机会吸收之前的所见所闻，再回到工作便能一揽全局并有创新
把预估当承诺——不产生焦虑，无论何时都能专注。应随时沟通，展示进展
流程管理，纸上谈兵——收集每天工作流程数据，以改进第二天流程
（起初可选用“中断数”和“完成番茄数”）
牵着不走，打着倒退——“我选择”自己积极地将活动列入“代办表格”，而非被动，有助建立新好员工形象
完美主义（另一种形式拖延），碍手碍脚——只需开始，不必想“怎样完美”
怕失败和批评——成为进程指标，工作有章可循，番茄数提升了效率，完成更多工作，增加乐趣，提升自己，与老板无关
方法
工具
1.计时器：可用得醒目，提醒别人也让别人监督你
2.三张纸：活动清单、今日待办、记录表格
5个阶段
1.计划
（1）“活动清单”
选择合适自己的列清单方法
列最近的活动，不用排序，不要太长（25-30），随时增减，第一个词代表活动主题类型，第二个词明确表达想要实现什么，可标最后期限，可用多天
若每天想完成N个番茄钟，X天缓冲区，则“活动清单”中应有NX个，大于NX要取舍，远小于可加入更多。若与他人有关，则需他们协助，清理或填充
可为一段固定时间从中提取一组适量的活动，将预估番茄钟写在右边，可调整，预估值超过7则需要拆分，每项小活动在“活动清单”中单独占一行，活动越大，预估越不准；预估值小于1，则标0，将几项合并一起写在同一行，作为一个番茄钟
可用“进度表格”代替“活动清单”，上列日期，列入“今日待办”时花圈，完成了画星。若圈很多，说明高估自己所兑现的承诺；某个活动有很多圈，说明需分解
（2）“今日待办”
分析真正的问题所在，即“我想达成什么结果”
每早更新，专注于能带来该结果的活动，从活动清单中提取最重要的活动填到“今日待办”表格中（可用“淘汰”法（两两比较）选），别照抄，要考虑全部做完的承诺是否合理
可用荧光笔标注当前活动，完成后用黑笔划掉（视觉上孤立出来的项目更容易被记住——冯.雷斯托夫效应）
工作排序之前概览新邮件、短信等（不要阅读全文、回复，要放在番茄钟中，而非休息时），可分享两个番茄钟来写回信
预估番茄数，否则每天做计划很困难
下方列“计划外紧急”
2.进行
（1）跟踪
正襟危坐、全神贯注比东张西望等待灵感有效得多
开启25min番茄钟（一开始使用25min，再改，每种长度至少两星期。可根据时间定义新长度番茄钟，但无法进入统计），从第一项活动开始全力以赴去做，专注，抛开杂念，一次只能做一件事，只关心这25min，一旦启动就必须走到响铃
闹铃响，立即停，无论是否完成。若番茄钟未结束工作已完成，即进行“过度学习”，不要换活动
一枚番茄钟只能控制一个人或双人组合或一次多人会议，但不要在多元化的团队里使用
用白板列出会议全部内容，标优先级，一个番茄钟投入第一个活动中
阅读邮件——收件箱清零
从顶部开始
一次处理一件事
不许将事情放回收件箱：答复时间不超过1min，立即处理；可委托他人，立即委托；需亲自处理且时间长，计入“活动清单”存入文件夹
今后没帮助的邮件删除
傍晚用不到一个番茄钟的时间进行回顾，得到的什么知识最有价值，画思维导图
每个阶段收集一些指标
（2）中断
a.内部中断：接受—记录—继续
实事求是每天遇到多少次中断，哪种类型？
把次重要事写在“计划外紧急”中，在“今日待办”当前活动右边做记号，代表内部中断，一天结束后统计处理
若有很多“计划外”活动，说明在早晨计划阶段漏掉了很多事（定性预估误差），第二天列时要仔细检查
如果任务被放下，无论暂时还是长期，当前番茄钟都必须作废，重新启动代替它
b.外部中断
策略
电子邮件和电话可以关闭
告知：“我手头有事，正忙”
协商：“周五再帮你做，行吗？” 有人找面谈在不影响结果前提下请求尽量延迟
计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟
答复：按承诺答复
遇到时在“今日待办”填上中断所要求活动的标题
（3）结束后休息
浅睡、溜达、喝水、看窗外，不要交谈、看新闻、回邮件、工作，不可以思考上下番茄钟、打重要电话、写重要邮件
应更频繁地提供反馈和接受反馈，以应对变化。从长期和短期角度问自己“完成什么才是最重要的？”思考结束之后再评估它是否仍然重要、是否切换活动。选择—工作—休息。
几组（如4组）之后进行阶段性休息（15-30min），可根据角色、工作内容、环境、状态自定，但太长太短都不好
两个人时休息时告诉对方做些什么、需要多长时间。授权后两人同时开始
3.记录
一天结束将原始跟踪数据（起初可为完成番茄钟数，一个番茄钟内多长时间遇到中断、遇到几次）复制到“记录”表格，可用多天
4.处理
从记录的数据中提取有用信息，如计算平均每项活动花费的番茄钟数，或一项活动在“活动清单”中停留的平均时间，多少被高估、低估各多少，相加，得总体预估误差，重新预估次数——目标都为0，第一个应为0
与长期搭档共事的指标最有用
5.可视化：从中找出改进流程的思路
顺应自己的天性去工作，而不是与之对抗
将“认为自己能做的”与“实际做到的”相对应，预估都用完但没完成需要第二次预估，三次预估后需反思。通过反复对情况进行重新评估，可产生最好效果
跟踪多长时间遇到中断，尝试比上次专心更久一点，利于设定合适自己的番茄钟
缩小番茄钟，当每天能完成很多时可以开始延长，但不同长度番茄钟不可兼容，保持较短的番茄钟至少两星期
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