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云山 引导 的书评 发表时间:2015-11-23 22:11:55

开会的艺术

这本书已经在我手上两年多了。之所以买这本书,是由于两年前一次偶然的机会,结识了书的译者任伟先生。任伟先生,据我所知是中国地区研究引导术较为前沿的学者之一。一次我和大学老师吃完午饭时闲聊,任伟先生作为老师的朋友加入进来,为我们讲了他去尼泊尔参加引导者大会的过程。他们开会确实比较有意思:没有领导座次、没有冗长的报告、没有预设的会议结果,就是感兴趣的人们坐在一起,共同讨论自己感兴趣的话题,最终共同得出一个结论。这其实才应该是开会的目的之一啊。他们这开会的一套对于我们这种经常开会的人来说,简直就像长期身处雾霾之中闻到了加拿大的空气一样。

然后,听说他翻译了当前关于引导术最基本的一本著作——国际引导术的大师英格里德·本斯的《引导术》一书。不管出于什么原因,我回去就买了回来。然后就放在书架上吃了两年灰。直到今年,才通过自己的看书计划大概看了一遍,却也是受益匪浅。

看了这么多,很多童鞋估计不知道什么是引导术。这么说吧,引导者就是帮助一个群体开展团队建设,或者帮助团队提高沟通协调效率的人。引导术就是这样的技术。而这本书的主要面向于专业从事于引导这方面工作的人的一份指南。对于我们大多数人,可能就会觉得不那么有意思了。然而书中关于团队开会的内容,对于我这个经常参加会议,也组织会议的人,一些确实很有启发,拿出来和大家分享。其实正如书中所言,引导不仅是开会才需要的技能,而是与人沟通时所需要的一种能力,每个人或多或少都会需要这样的能力。

如果你要准备一场会议。(当然,会议分很多类,这里我们不讨论例会和各类通报会。我们要讨论到是各种研讨会,团队建设会,项目推进会,各种交流会)那么,如何把这个会开得既能达到会前预想的效果,又能使每个人感受到自己也有必要参加这个会呢)。仅仅上面一段话,就可以看到会议本事就是一件很复杂的事。然而,我们却容易把他简单化。

作为一个会议的把控者,你需要哪些技能?说中概括了八种:保持中立、积极聆听、提问、复述、确保不偏离主题、给予和接受反馈、厘清对方想法背后的架势、收集大家的想法、整合大家的观点并总结归纳。可以说,你如果能做到这几点一部分,大概你就是一个合格主持人。其实这里面每一项技能又都包含许多小技巧,比如如何提问?比如提出一个有效的问题,或者以问作答,或用来回应参加者的想法。再比如,提问的侧重点:是收集事实?还是了解内心想法?或者引出问题?或者探求根本问题?等

下面,说收如何开会。首先你要了解参会的人员。为了做好群策群力,那么首先你得有一个坚定的信念:团队的每个人都是聪明的、有能力有意愿把事情做好,每个人都有自己独特的价值,每个人都能承担责任,集体会做出比个人更好的选择。如果你没有这个信念的话,估计你是没有激情去搞好一场讨论会的,或者和你的团队共同推进事业前进。
怎么样了解,大概可分为:一对一访谈,小组访谈、调查问卷、实地观察。由于很多时候,我们是和自己较为熟悉的人开会,这一步我们常常忽略。但是,在心理,我们需要知道这个团队决策方式,和沟通文化等。

好了,下面开会。首先,总要个开场吧。作为一个学习了引导术的主持人,应该不会来就宣布嘉宾领导,直接开始之类的。应该准备一些破冰的游戏互动环节,调动参会者的兴趣,随后明确要讨论的主题,包括要达成的目的。在这个过程中让大家认同开会的 主题和目的。在与参会者接触时,要保持目光接触,不时来点幽默更好。等大家都参与进来,那么要把丑话说到前头,制定一个会议规则,因为后面的讨论都必须按照会议规则来进行。比如"所有的想法都值得被别人听到,不要对参会人员发起人身攻击”。另外,要注意规则的制定也是发挥大家群策群力的时机。让大家自己制定了规则就得共同遵守。

为了促进大家讨论,那么还需要使用一些技巧,比如在准备时就座位进行合理的安排,使用沙拉法(就是一个盒子里面放纸条)收集点子、使用四周的墙进悬挂白板进行分组讨论,或者循环访谈等等。以下行为增强会议的效果:
积极聆听
彼此支持
探询
厘清困惑
分享观点
征询他人想法
总结
协调各方观点
管理冲突

讨论的目的是为了做决策,那么如何做决策呢?决策有六种方式:自然达成、一人决策、折中、多重投票、投票:少数服从多数、达成共识。这六种方式各有优缺点,具体我就不罗列了。作为群策群力的讨论会,最主要讲的是达成共识这种模式。具体有以下8个步骤
写出一个对决策主题的表述
讨论关于主题的前提假设
明确想要的决策成果
为决策会议制定合适的规则
解释系统性团队共识的过程步骤并且为每步分配时间
对当前情境进行全面分析,发掘深层次的原因
运用头脑风暴法找出潜在的解决方法,或采用匿名头脑风暴法
根据评价指标,评审哥哥解决方案,
找出能够得到每位成员的共识方案会具备哪些部分(元素)
行动计划
扫清障碍计划
进度管理
评估整个决策过程
确实还比较复杂。

复杂的过程,总免不了冲突。在我们很多讨论会上之所以很拘谨,很多人不发言,其实有一个原因是,主持人害怕发出不和谐的声音,而自己又无法管理这种意外的冲突。于是大家在一种无聊而又无味中结束了会议。首先我们要知道争论和正常研讨的区别。是争论就应该立刻制止,是研讨就应该有序引导。一旦会议发生冲突,管理步骤主要是两步:一是疏导情绪,包括聆听对方,令对方感受自己的想法被听到,使其情绪被释放和消减;而是解决冲突。通过寻找合适过程工具,寻找解决方案,可以是系统解决,也可是双方妥协、包括彼此,或者可以有意识搁置起来。当然说起来两个步骤,具体操作起来需要主持人以高超的情商技巧,巧妙地介入到讨论中去,通过制定规则,以合理的沟通方法来一步步把冲突化解掉,并最终收获一个意想不到结果。


最后,书中还为我们介绍了什么样才是一个高效的会议。(不用百度,找不到下面内容)
有一个详细的会议议程,明确将要讨论的内容和目标,并确定有谁来推动该问题的讨论,并且估计好每项议题索要讨论的时间;
对会议过程有清晰的计划计划,写清楚要使用的引导工具和技巧;
合理分配好各种角色,包括引导者、会议主席、会议记录人员和计时员;(这个可根据实际情况而定)

有一套由参会者制定的团队规则,并张贴在会议室里;
大家对用哪些决策方法有明确的认识;(起码会议主席得清楚吧)
参会者在会议中表现得很有建设性,善于开会;
在会议中保持对会议过程进行检查;
有清晰的冲突管理策略;
会议由正式的收尾过程;
有详细和清晰的会议纪要;
有详细的后续计划;
会后进行评估。

总之,这本书不仅对于想学习团队引导的专业人士,而是对于任何从事管理和培训工作的相关人士,可以直接从中拿来很多实用方法的一本书。这或许是我当日深感受益良多于任伟先生交流的原因吧。

文中斜体部分未经作者允许引用自原文,如有冒犯,即删。

了解更多,可以点击作者的博客:http://blog.sina.com.cn/renw

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