演讲力——组织和大纲

第六章组织和大纲 信息已经成为社会结构中重要的经济商品。这种情况是从1956年开始的，那一年，从事技术、管理和文职等工作的白领工人总数首次超过了蓝领工人。如今，大多数人的工作是在收集、创造和传播信息，而不是生产商品。想想从万维网上我们可以得到的海量数据，加上印刷机发明后所有的印刷资料。美国人花在电脑上的钱和花在电视机上的一样多。我们可以获得如此多的信息，因此我们面临一个需要解决的问题--对材料进行挑选和分类，让其变成可用的材料。 一、组织的必要性 不要认为有条理的人就过着单调无聊的生活。事实上，情况恰恰相反。与生活没有规律的人相比，这些人能更好地拓宽自己的知识面，用更多的经验充实自己的生活，进行更深层的沟通。演讲也是一样。如果你是一个有条理的演讲者，你就能收集和使用有趣的事例，留住听众的注意力，在较短时间内传达大量信息。如果心里清楚地知道如何为所要表达的想法安排顺序，你就能提高自信心，因为你不会怕自己忘记要说些什么。对于听众来说，这么做的好处是他们能很容易地听懂结构上符合逻辑的演讲，而且更容易理解和记住信息。 6.1大纲的价值 撰写大纲是组织材料最有效的手段，因为你可以看清演讲内容的结构。首先准备粗略的草稿，不要以为一开始就能把所有的想法明明白白、条理清晰地落在纸上。在撰写最终稿时，你要确定这些的确是要保留下来的，而不是仅供一次使用的材料。 6.2基本结构 你拟订的大纲应该由若干部分组成。把它们想象成盒子，你要把材料分门别类放在这些盒子里（图6-1）。每个盒子都有自己的用处：将一个盒子标记为"导言"，用来放置获取听众注意力、阐明演讲主要目的的语句；为每个标记为"正文"的盒子加上主标题、放入论证信息和引入下一个主标题的过渡语句；在标记为"结束语"的盒子里放入总结或重申你想让听众记住的材料。让我们分别看看每个组成部分。 二、导言 回想一下我们之前讲过的有关沟通障碍的内容。人们不是总能很好地倾听。不能很好倾听的一个理由是他们常常"入戏"较慢。他们很可能没有听到演讲者开头讲的内容，因此就没办法抓住演讲的主要目的。 6.3获取注意力的陈述 在陈述主题的时候你一定不希望听众想别的事情。因此，准备一些获取他们注意力的语句。你可以采用以下几种方法： ?幽默故事幽默故事是获取听众注意力的一个常用手段，因为笑声有助于听众和演讲者放松。如果从演讲之初就从听众那里得到反馈，你会更加自信，知道自己有了一个好的开始。不过，要确定你的趣事是和演讲目的有关联的。很有可能你的故事没能让听众发笑。如果是这样，只要能将关键性的结语跟演讲内容联系起来，你仍然是成功的。例如，如果演讲的主题是教育，你可以用比尔·考斯比（BillCosby）的话作为开头。比尔·考斯比说，当他最终从中学毕业的时候，他发现所有的工作已经都被退学生占了。这句话的意思是（就算没有人笑，你也可以这么说）中学教育没有为当今的就业市场做好足够的准备。 开场白不宜过长，因为有可能分散听众的注意力。如果笑话不好笑，你就浪费了大把的时间。要小心粗口笑话，如果听众不喜欢这类幽默，它们就会起到反作用。也不要讲关于伦理道德和性别歧视的笑话，它们会影响人们对你人品的评价。 ?说明性故事如果想在一开始设定一种轻松情绪，你可以使用说明性故事作为导言。不论你要讲述何类故事，都要准备好讲故事的方式，特别要想好故事如何开始、如何结束。所有的故事，不论幽默还是严肃，其影响都取决于关键性结语或故事高潮的措辞。这里有一个例子，也是关于教育的： 一个几年前上过我课的年轻人最近来到我的办公室。在班上的时候，他成绩一般，不过他肯定进步不小。他得到了学士学位，正打算进入研究生院学习。当然，他想让我知道这件事。我们聊了一会哲学，突然他说："你知道，如果真理是不证自明的，就没有劝说的必要了。"我知道这句话，因为这正是我对亚里士多德的名言的解释，我常常用到这句话。不过这个学生已经忘了他是在我的课上学到这句话的。然而，我很高兴，因为他已经把这句话留在自己的脑子里了。 ?惊人的事实或观点在演讲开始时使用惊人的事实或观点是一种有效的手段，因为这样可以制造"天啊！"的效果。比如，你的演讲是关于教育的，你可以在开头时说："根据加利福尼亚州教育部的统计，本州公立学校在册学生中有60%是少数民族。"这个事实也可用来证明这样一个观点，即公立学校的课程必须根据不断变化的学生人口组成的需求进行调整，你肯定会在后面的演讲里再次提到这个观点。不过由于它有能够让人惊讶的本质，所以这个事实可以用来有效地获取听众的吸引力。 ?修辞问句如果想在推出某个论点或判断之前获取听众的注意力，你可以使用修辞问句作为开场白。比如，你的开场白可以是："为什么在美国，一个在教育上比世界上其他任何国家耗资都多的国家，有着如此高的文盲率？"在提出一个修辞问句的时候，你不是在寻求听众的回答，而是在导入你想要说的内容。这样的问句既可以用来获取注意力，也可以用来承上启下。 ?请求回答的问句。如果想要从听众那里获取答案，你可以在一开始提出请求回答的问句，比如，"你们中间有多少人在这个社区生活了10年以上？"在提问的时候，举起你自己的手，告诉听众你想让他们回答你的问题。这种方法很有效，因为听众可以主动参与进来，而那些回答你问题的人也能帮助你获取其他人的注意力。另外，你可以从举手的情况看出他们是否真的在听你讲话。 ?提及当前的场合开始演讲的一个比较容易的办法是提及当前的场合。你可以在一开始感谢把你介绍给听众的人，让听众知道你很高兴有这个机会给他们演讲。如果这一天是个特殊的日子，比如某个纪念日或者某件事的开始，那么让听众知道你清楚这一点。如果可以，把当前的场合和你演讲的主题联系起来，比如下面的例子： 我很高兴能在这所学校建校40周年之际来到这里。有趣的是，办校之初曾经上过这所学校的学生，其中一些人现在已经是企业老总了，而他们的企业生产的产品甚至在这所学校打地基的时候还没被发明出来。 以上任何一种方法都可以用来获取听众的注意力。对你来说，重要的是给听众机会，让他们做好倾听的准备。 6.4目的陈述 一旦抓住了听众的注意力，你就可以进入导言的第二个阶段--目的陈述。在这个阶段，你要让听众了解演讲主题的定位。你要让听众知道你的目的以及你将如何达成这个目的。要做到这一点，你应该精心选择措辞，让你的陈述简单、明了、限制得当。 ?简单不要在一开始就挑明细节，因为人们会以为你的演讲是从中间开始的。演讲的正文才是解释、论证演讲目的的时候。 ?明了不要使用太长、太复杂的句式。一定要让听众明白你的意图。如果听众不明白你的意图，他们会从一开始就失去兴趣。 ?限制得当限制得当的目的陈述意味着要告诉听众，你是如何限定主题的，你要强调些什么。有时，这也称为设定主题的"范围"。因为目的陈述十分重要，所以让我们从你决定演讲内容的那一刻开始。 6.5集中主题 你受邀进行演讲也许是因为你对某个具体活动的兴趣和参与。假设你因为曾经在公共图书馆工作过而受邀发表演讲。可能你接受过关于图书馆科学的培训，对该领域十分了解。你必须十分小心，不要涉及过多细节，否则听众会转移注意力。另一方面，你的演讲必须足够具体，这样你所讲的信息才新鲜有用，才能够启发人的思维。你自己的经验可能是你的主要信息来源，不过你还需要从公开发表的其他信息源收集更多的材料。一定要使用多个信息源，用你自己独特的方式安排材料。在开始阅读和记笔记的时候，你会发现问题的某个方面尤其重要，这就是你开始缩小主题范围、得出中心思想的时候。这时，你就可以拟定目的陈述了。 ……