门后的秘密——周五上午，Sam的第二周工作

周五上午，管理团队在A会议室再次开会。Sam把上周会议使用的活动挂图挂在墙上。 “幸好我们用的是便条纸，” Jason道, “现在，有很多地方需要改动。” “会议开始前，首先让我们确定最重要的项目。”Sam说。 Sam引导整个团队首先谈论产品功能和修复工作的轻重主次。他们对每一个功能和重要的修复工作分别进行了讨论，讨论涉及商业价值、商业影响、风险和执行所需的开销。“好，这个问题就讨论到这里。下次我们再讨论市场营销问题以及一些低优先级的修复工作。几天后，我会与市场部的总监碰面讨论如何就此展开合作。” 使用大的可见图表清晰表明工作任务状态 下面这个情景，你在做某个项目时可能已经见到过。办公室的墙上悬挂着一张大图表，图表上的表格里满是卡片。上午10点，一名开发员走到图表前，将两张“进程中”一栏的卡片移动到“完成”一栏中。她看了看“待办工作”一栏中的卡片，在其中一张上写上自己的名字，并将它移到“进程中”一栏。一整天，开发员和测试员都在重复着这一过程。 下午3点左右，一名测试员走到任务板前，在“进程中”一栏的一张卡片上用红点做了标注。红点表示碰到困难的项目。4点，团队成员在任务板前聚集，他们收集信息，对问题进行分析。最终由两名开发员开始共同解决这一问题。 团队成员知道他们要做什么工作，然后就去做。他们不需要也不想要上司每天都来指挥他们工作。他们的上司主要去铲除障碍、对员工进行辅导以及开发团队的潜力。 这不是魔术。如果经理使用某些技巧帮助员工认清工作状态——计划中的工作、进程中的工作和完成的工作，员工就知道应该做什么工作，然后去做。将一张大的、一目了然的图表张贴出来，确保大家都能看到，以满足工作需要。 我认识的一名经理在一个白板上手画了一张统计图表，使大家都可以看到项目组合管理。最左边一栏是项目名称。其他每一栏代表一个星期。团队中的每名成员都有7个磁扣。这些磁扣表示在接下来的7个星期内，每名团队成员的工作是什么。 当这名经理的上司想要这个团队接手更多工作时，他就把上司带到这块白板前，问道：“这些工作中，您认为哪项工作可以不做？如果您想在其他工作上分配人手，我们可以把人从别的项目上撤下来。”所有的工作进程都清晰地展现在了上司的眼前，所以这名上司明白她做的不是简单地增加项目，而是要做出权衡。 一份大的、一目了然的图表不仅可以用来表示项目任务和项目数据，我们还用它来表示工作组变化趋势、缺陷趋向和缺陷密度，即组员需要看到的任何信息。图表不一定非得是用电脑制作出来的精细漂亮的表格。我们的目的是使项目组合管理呈现在大家面前，而不是做高深复杂的演示。 Ginger把脸埋在双手中，低声道：“太好了。” 接下来的45分钟，大家不断地调整便条纸的位置，最后弄明白了做每个特性的每个人最早动工的时间。 “好，我们可以讨论人员分配问题了。”Sam说，“现在，我们最出色的员工都被安置在了最重要的项目上，对吧？还包括那些具有潜力的人，通过从事现在的项目工作，他们可以学习新的技术。” 大家点了点头。 “还有哪里人手不足？”Sam问道。 “这么说来，我认为我们的人手可以应付最重要的工作了。”Ginger说道。 Sam点了点头。“去掉那些不创造商业价值的工作后，就可以更容易地看出如何完成具有重要战略意义的工作了。我会告诉Marty还有哪些工作是必须要做的，当然不是由我们部门来完成。” “祝贺大家！我们做出了第一版的项目组合管理。这将指导我们进行接下来几周的工作。”Sam说道。 ◇◇◇