代码之道——为什么他们会在这里?

    很好,我们已经知道了开会的理由,也知道了我们正在做什么。现在的问题是,为什么他们会在这里?我指那些不该在这里的人。这些人在问一些多余的问题,他们只是在重复别人的观点,他们只需在必要的时候表示一下同意。那么,为什么这些人会在这里呢?     会议的持续时间跟参加会议的人数是直接成比例的,说不定它们的关系还是线性的。你应该只邀请那些必须出现在会议上的人。      试图做一个决定?邀请可以做决定的人。其他所有人都可以在会议之后、通过e-mai了解到会议的情况。不是所有必要的、需要做决定的人都能参加吗?那就取消会议。立即取消!否则,你将不得不在所有人都能参加的时候重新召集会议。      状态汇报会议?邀请那些将要汇报状态的人。其他所有人都可以在会议之后、通过e-mai了解到会议的情况。有一些需要汇报状态的人不能参加吗?我猜他们肯定是懒鬼。      头脑风暴会议?邀请一些有创意的、思想开明的人,他们是会议成功的关键。其他所有人都可以在会议之后、通过e-mai了解到会议的情况。     有时候,你必须邀请一些其他人来参加会议,他们对会议是否成功起着至关重要的作用,比如主持人、协调员、啦啦队队长等。但也就这些人了。如果太多其他人登记要参加会议的话,你最好取消会议。(你可以预先判断出将有多少人参加会议,因为当有人接受一个转发的会议邀请时,你会收到一个确认信息。)     尽量预定一个小型会议室,这样可以把一些不速之客排除在外。尽量把会议安排在30分钟内结束,这样可以让大家准时出席并且保持会议过程的高效进行。你可以声称这是一个“工作会议”,必要的时候甚至可以使用“信息权管理”(IRM,Information Rights Management),以阻止会议邀请信被转发。     为什么我现在才听到这个?     对于一些重要的主题,你不想让关键的相关人员吃惊。没人喜欢匆匆忙忙地被拉去做至关重要的决定,也没人希望对关键领域发生的事情丝毫不知。如果你想要会议开起来比较顺畅,那么预先跟关键人员做个沟通。你们可以发现问题,协商折衷方案,预先让所有人都取得一定的共识。接下去,会议更多地只是一个形式了。对于要做决定的会议来说,这是个好方法,只是它比较费时。但对于一些至关重要的决定,这也是至关重要的一步。     接下去要做什么?     现在会议开完了,结束了,一切都过去了,对吗?错了!会议像好莱坞恐怖电影中的鬼怪蛇神一样,它们会重新获得生命,然后吃掉剩下的那些人。决定接下去要做什么,把它们写到e-mai中去。这样才能使已经结束的会议不会死灰复燃。     写e-mai的时候,把所有与会者的名字放在地址栏中,并且抄送所有受会议结果影响的人。务必要包含一个对会议所做的决定、共享的信息或者收集到的想法的简短总结。然后列出接下去的安排,指明谁在什么时候做什么事情。此刻,你终于可以放心地继续前进了。     看到了吧,尊重别人的时间并没有那么难!会议在很多方面是昂贵的。当然,会议对于加强组织的沟通也是必要的。但如果你要开会,那就把会开好。所有人都会赏识它,你也能完成更多的事情。