整理的艺术——整理术50 按金字塔原理写邮件

通过群发邮件的方式使信息冗余化必然会增加信息量，虽然习惯后可以游刃有余地处理这类邮件，但处理邮件带来的工作负担并没有丝毫的改变。要使邮件容易阅读，就要求我们的邮件尽量短小简洁，并准确传达信息，这就是金字塔原理。 金字塔原理原本是麦肯锡公司（被称为世界顾问公司龙头的一家美国顾问公司）采用的一种文章书写法。这种方法在开头就提出结论，接着列举多个论据来支持结论，因此文章结构是金字塔的形状，这种结构的优点是使结论一目了然。 写邮件时，我们要极力避免不读到最后就不知道结论的长篇大论，那样会耗费对方很多的时间，应该在开头就提出结论。如果对方读了题目之后觉得很好，必然就会仔细读下去；反之，如果对方一看题目就感觉不好，只要粗略浏览一下后面的内容就可以了。 想知道金字塔原理究竟是什么，可以读一读芭芭拉•明托（Barbara Minto）所著的《金字塔原理》。下面再给大家介绍一些写邮件的重要礼仪。 写邮件时，不仅文章结构很重要，简洁明了的排版也同样值得重视。即使按金字塔原理来写了，如果内容冗长，又没有换行，别人看起来就会非常地吃力。因此，我给自己制定了以下的规矩： •20字左右换一次行，最长不超过30字。横排太长会使邮件不便于阅读。 •段落之间空一行，明确区分各个段落。 •需要罗列几项重要内容时（比如日期、地点等），应将这些内容总结为比较醒目的条目，以减轻读者的负担。 执行这几条规矩后，邮件就会变得简洁明了。就算将信息冗余化，我们也能高效地处理邮件。