整理的艺术——整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记

前面我们讲到的信息都是需要长期保存的，以后需要时再取出。长期保存信息要先做好索引，这样需要时才能立刻取出。这也是我主张将信息PDF化，并从新闻报道中摘出关键词的原因。 也有只须短暂记忆的信息，这些信息可以作为短期记忆来保存，比如汇款时需要的账号、金额，不值得存入手机通讯录的电话号码，购物清单，别人拜托的一些小事等。这些短期记忆不必用PDF格式保存，但需要时如果想不起来也会很麻烦。 我想许多人可能都是用报事贴来解决这个问题的。记在报事贴上，贴到显眼的地方，这样就不用担心会忘记这些短期记忆。为了以防万一，我会把这些报事贴都贴在笔记本上，以免丢失。 这个办法的确很管用。只要有笔和报事贴，我们就能随时记录，需要查看时也能马上查到，绝对比电脑记录要简单方便。但这个办法也有缺点，即手工记录不仅费时费力，还容易出错。 假如别人发来的汇款信息原本是正确的，却被你粗心大意地抄错了，这就有点讽刺了。将邮件打印出来固然也不错，但为了这么点信息，还得花钱买纸打印，实在很不值得。 要解决这个问题，我建议将邮件转发到手机邮箱中。这样既无须印刷，也不用手工抄写，就不会出错了。手机可以随身携带，就能随时查看信息。如果将图像或PDF以附件的形式发到手机上，虽然打开时画面比较小，可能看不太清楚，但也可以备份图片和照片。 如果你用的是iPhone手机，推荐你使用Evernote。在电脑上将信息传到Evernote，就能与iPhone的Evernote应用软件联动。由于信息是保存在网上的，只要连上网络就能查看信息了。图片和PDF也同样适用。只要申请开通相关服务，每个月花一点钱就能兼容Word和Excel文件。如果你用的浏览器是Firefox，添加Add-on后，只要点击一个按钮就能完成Evernote任务。 通过手机或Evernote来提高短期记忆能力，会给工作和生活带来很大的变化，能处理的信息量和工作量都会大大增加。这些工具能使大脑中负责短期记忆的区域得到放松，从而使你能集中精力处理手头的工作。如果你为“工作起来好花时间”或“工作效率总是提不高”而苦恼，只要开始使用短期记忆辅助工具，就能事半功倍了。