整理的艺术——整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列

虽然之前我向大家强烈推荐用电子文件来管理资料，但纸质资料也有许多无可比拟的优点，其中之一就是可视性强。有些文件太大，无法用有限的电脑屏幕阅览，纸质资料却能一览无遗。此外，想看纸质资料的时候可以立刻拿出来阅览，电子文件则还要等待电脑开机。考虑到可视性和时间效率的问题，我认为对于正在进行的项目，还是应该暂时保存纸质资料，以方便办公。 关于纸质资料的整理方法，我在《点子整理术》和《时间整理术》中有过详细介绍。这里再向大家介绍两种实用的整理方法，第一种是“纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列”。 操作方法很简单，就是将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透明文件夹中，在文件夹右上角注明日期和项目名称，然后将最近使用过的文件夹都排在前面就可以了。之后需要大家养成将这段时间常用的文件夹放到前面的习惯，以方便取出。如此一来，长期未用的资料自然就被挤到了最后面，野口教授给这种方法取名为“排挤式文件管理法”。 以前我就是用这种方法来管理纸质资料的，随着资料增多，透明文件夹也越来越多。但最近开始用前面所讲的方法，将不再使用的纸质资料都扫描保存，然后毫不留情地扔掉，所以现在用“排挤式文件管理法”管理的纸质资料就仅限于正在进行的项目了。纸质资料瘦身后，不用特别严格地执行排挤式文件管理法，查找资料也不会很费劲了。 配合项目的不同，使用不同颜色的透明文件夹，就会更加清楚明了。 进行中的项目资料全部放入透明文件夹中管理。扫描保存电子版，放心扔掉许多纸质资料后，仅办公桌的抽屉和文件盒就足够应付现有的纸质资料了。