整理的艺术——整理术03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名

虽说Gmail的搜索功能非常强大，但如果关键词不对，还是很难找到想要的文件。这种情况也是常有的。要避免这种情况的发生，有必要了解一些更细致琐碎的管理方法。 首先是文件的命名，最好是按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名。这样，我们不仅可以用项目名、文件名和制作日期来搜索文件，还能在文件夹内进行管理，按文件名重新排列文件后，所有文件就都会按更新日期排列了。 还可以统一日期的格式。我一般习惯用斜线（/）来区分年月日，如“2009/3/4（周三）”。如此一来，我们就能按文件制作日期更好地进行搜索了。 以前我表达日期有时用“3/4（周三）”，有时又用“3月4日（周三）”，没有一个统一的标准。到了需要查找的时候，就得输入两种不同的关键词，这样搜索一个文件就需要花费两倍的时间。如果你也想避免这种重复劳动，建议最好统一日期的格式。如果对方发邮件时用“3月4日（周三）”表示日期，你可以在回信时将日期改为“3/4（周三）”，这样就能严格遵守统一的日期表示规则了。 尤其在事先确认会议内容时，你会发现这种方法特别管用。输入会议日期“3/4（周三）”进行搜索，立刻就能找到这封邮件。对于很久以前的预约，大家都很容易在开会的前一秒忽然失忆：“这次会议要谈什么来着”，这时候就需要在瞬间挖掘出相关邮件马上参考，立刻回忆起相关信息。这在实际工作中是很重要的。 除此之外还有一个办法，虽然不太容易完美地施行，但非常有用。这个办法就是将对方的姓名用全名表示。世界上有很多铃木先生，但要找到姓和名完全一致的人则比较难。在邮件的正文中写上对方的全名，要搜索时就更容易搜到。 只是很少有人能完美地施行这种办法。如果你和对方关系比较亲密，用全名称呼对方就会显得特别见外，可能会让人不舒服。所以这个办法与其分毫不差地施行下去，不如在平时多加留意，可以的话还是尽量使用比较好。 无论如何，写邮件时应该多为以后搜索方便着想，一旦养成了这样的好习惯，以后需要搜索邮件时就事半功倍了。因此，大家一定要确立一个适合自己的邮件编写规则。 东洋经济新报社 山田太郎先生 ↖如果对方的姓氏比较常见，最好写上全名，方便以后搜索。 平素承蒙您的关照。 关于会议的事情，按照以下日程进行，不知您意下如何？ 时间：3/4（周三） 19:30—20:30 ↖时间的表达要按照自己制定的规则。 地点：东洋经济新报社 此外，会议要用的资料请见附件。 请您多多指教。 小山龙介 附件：整理术推广计划20090227.ppt ↖文件也要按照自己的规则来命名。 ……