整理的艺术——整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料

尽管如此，手头只有纸质资料时，如果你也不假思索地扔掉，一点都不保存，以后还要用的时候，可能就会很麻烦。解决办法很简单，只要你拜托一下同事“我想共享会议资料，能不能把电子版的用邮件发给我？”，就可以了。 现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了，所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼，而且收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。 以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。 而且，如果我们大家都用电子邮件互发资料，发送记录就能作为邮件自动保存起来，我们就很清楚邮件是何时发给谁，或何时由谁发来的。这些留档的邮件都是非常重要的证据，能证明自己与别人的交流过程。 此外，用电子邮件附件的方式互发资料，还可以将电子邮箱直接变成文件资料数据库。这种数据库非常便利。 ● 用电子邮箱管理文件的优点 ①可以按时间顺序对邮件进行严格管理 一般来说，我们每保存一次文件，其最后修改日期都会被更新，以后就看不出修改记录了。但如果是电子邮件的话，邮件的收件日期是不可更改的，因此所有文件都能严格地按照时间顺序排列。 ②可以用发件人进行搜索 我们可以在邮箱中用发件人来搜索文件。即使文件名相同，我们仍然可以通过不同的发件人进行区分。事实上，我们收到的很多资料文件名都大同小异，即使以前下载过，许多时候也需要我们再次搜索邮件进行确认。 ③参考邮件文本可以回忆起当时的状况 查看邮件文本，我们就可以获得一些与文件相关的信息，诸如“已修改……”“已添加……”等，这样我们就能清楚地把握这个文件的状态了。这也是一种非常强大的优势，如果将文件保存到电脑中，脱离了当时交流的语境后，再查起这些文件来就相当劳神费力了。 要用电子邮箱管理文件，向大家首推Gmail。只要能连上网络，我们就可以随时随地读取邮件。无需随身携带电子文件，通过公司的电脑、笔记本或家里的电脑打开邮箱，就能取出文件，这使得随处办公成为可能。此外，最重要的是电子邮箱的搜索引擎非常强大，速度极快且功能完善，即使搜索条件相当复杂，也能在眨眼之间搜索出结果，如此一来工作效率也能更上一层楼。 写到这里，不得不向大家介绍一下《“超级”整理法》（中央公论新社出版），作者野口悠纪雄教授的新书。野口教授在时隔15年之后将其著作中的方法进行升级，出版了《超“超级”整理法》（讲谈社）一书。在这本书中，野口教授详细介绍了Gmail的信息管理功能。该书还深入浅出地介绍了信息管理原理，对想进一步磨练Gmail使用技巧的人而言是必读的一本书。