整理的艺术——整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃

即使电脑普及程度如此之高，办公室内的纸质资料仍然堆积如山。无论现代科技怎样发达，办公室环境依旧得不到改善。急需的资料，纵使“寻它千百度”，也迟迟不愿现身，相信大家都有过如此尴尬的经历，其实我也曾经像大家一样窘迫。 但我最终找到了扭转战局的制胜法宝，可以将这些久攻不下的资料整理问题迅速歼灭，一网打尽。我的这些制胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列“资料整理术（资料HACK）”。只要充分利用这些制胜法宝，就一定能瞬间秒杀那些困扰大家多年的麻烦事。 解决问题需要遵循几个步骤，现在让我们来逐一了解。首先就是“打印的纸质资料要毫不留情地废弃”。既然是打印的纸质资料，电脑中就必然保留着原始的电子文件。同时保留电子版和纸质版，毫无疑问是莫大的浪费，所以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。 我听说，某企业在董事会结束后便将所有会上分发的资料统统废弃。该公司的理由是，打印的纸质资料其作用仅限于帮助董事们在董事会上作出经营决策，既然决策完毕，会议结束，一切尘埃落定，那这些资料就没有存在的意义了。对此我深表赞同，过期的资料根本没有必要再耗费精力去保存。 但习惯是一种非常可怕的东西，人们总是会惯性地将分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为，而是单纯地基于一种习惯：“因为我以前都是这么做的”。要改变这种习惯，就要改变自己的思维方式，将“既然电脑中已保存有电子文件，再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此，在资料架汗牛充栋之前，大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。 不过也有例外，有些打印的纸质资料确实是需要保存的，这需要我们参考电子文件判断纸质资料的去留。 与电脑画面相比，纸质资料阅读起来的确有不可比拟的优势。阅读纸质资料既不需要打开电脑，视野也更开阔。商品数据及价格表之类的资料，有时需要多次确认，有时需要立即参考，这时若是备有纸质资料就手到擒来了，非常便利。 但这种情况只是例外，我们原则上还是应当毫不动摇地坚持以“及时废弃打印的纸质资料”为判断标准，这样才能改善办公室环境。