番茄工作法
2012-07-27
目标
“番茄工作法”是一套简单易行的时间管理方法,用以提升你个人和所在团队的生产力,从而做到:
• 减轻时间焦虑
• 集中注意力,减少中断
• 增强决策意识
• 唤醒激励和持久激励
• 巩固达成目标的决心
• 精确地预估工作量
• 改进工作学习流程
• 强化决断力,快刀斩乱麻
术语
番茄钟:厨房定时器,用来衡量25分钟的时间段,在这段时间内专于一项工作。工作法的名称来自于发明人最初使用的番茄形状计时器(意大利语Pomodoro)。也可以用电脑、手机软件计时器代替。
活动:要完成的工作任务。番茄工作法适用于多种类型的活动:从软件开发者到学童,从大学生到律师和主管,无论是组织聚会、管理项目或按时完成作业均有效。
内部中断:番茄钟时间内,来自自身的干扰,想要离开座位拿点喝的,或用一分钟刷刷微博。
外部中断:番茄钟时间内,在社交场合工作的人士会遇到,同学找你问作业,电脑提醒收到新邮件、即时消息等外界干扰。
预估:预测某项目由哪些活动组成(定性预估),以及某活动需要多少番茄钟完成(定量预估)。通过长期实践番茄工作法努力减少预估
误差。
所需工具
• 番茄钟一枚
• 铅笔一支(最好带橡皮)
• 纸质表格三张(白纸即可,横格纸更好)
• “今日待办”表格
• “活动清单”表格
• 记录表格
基本方法
规划活动:
• 将近期要完成的活动全部填入“活动清单”表格。
• 每天早晨,从其中选出数项要在今天进行的活动,抄入“今日待办”表格。
开始工作:
• 在“今日待办”表格选择一项要完成的任务
• 启动番茄钟,时间设定为25分钟
• 开始工作,直到番茄钟响铃
• 在“今日待办”表格上标一个×
• 休息片刻(3~5分钟)
• 开始下一个番茄钟,继续该任务,如此循环直到完成, 在“ 今日待办”表格上划掉它
• 每四个番茄钟后,多休息一会儿(15~30分钟)
中断
应用番茄工作法时,中断是难以避免的问题。如何处理中断?
内部中断:
• 应使这一类中断清晰可见,每次你想要做其他活动,在要记录当前番茄钟的×位置旁边画一个撇号(ʻ)
• 在“ 今日待办” 表格的“ 计划外紧急”区域记下这项活动,今天完成
• 或在“活动清单”表格中记下这项活动,改天完成(标“U”代表“计划外”,如需要还可写上最后期限)
• 再接再厉完成当前番茄钟,直到番茄钟响铃
外部中断:
• 应使这一类中断清晰可见,每次有人打断你的工作,在要记录当前番茄钟的×位置旁边画一个减号(-)
• 采取“告知-协商-回电”策略与中断者沟通
• 与前述内部中断相同的步骤,记下相关活动,继续完成当前番茄钟
• 多数看似紧急的外部中断,其实可以推迟25分钟或2小时(4个番茄钟)再来处理
• 番茄钟期间,可以关闭电子邮件和即时通讯软件
规则和技巧
• 番茄钟不可分割
• 如果一项活动要花费超过5~7番茄钟,则应拆分为更小的活动
• 如果一项活动的花费不足1番茄钟,则可与其他活动合并
• 一旦番茄钟启动,就必须走到响铃
• 下一个番茄钟会更好
• 番茄工作法不要用于假期和休息期间的活动,好好享受生活!