烂尾的读书笔记——所以说我就是个做什么都是虎头蛇尾的烂人啊
2014-09-22
焦虑是由于缺乏控制力、组织管理、以及缺少准备和行动不足所造成的。——戴维·凯克奇(David kekich)
时间管理的两个主要目的：
（1）搜集一切需要处理的事情，统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。
（2）训练自己在接受任何“输入”的前期就做出分析和计划，以确保在任何时候都拥有一套可以立即执行的计划。
1.1.1 在这个工业化的世界里，工作的性质已经由流水线装配、制造以及搬运一类的活动转变为彼得·德鲁克所定义的那种知识工作了。
“现在，大多数人所接受的大部分工作都不具备明确的边界。”
管理承诺时的基本要求：
* 任何一件没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中——必须经常回顾并清理它。
* 必须明白自己的工作到底是什么，自己要采取什么行动而推进进程。
* 决定了行动方案后，必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。
“知识工作”的真实本质和操作原则：你对工作投入的思考必须比你认识到的多，但是又比你所担心的工作量少。
持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事物中，是对时间和精力的最大浪费。
材料（staff）：任何进入你的精神或现实世界中，但尚未找到归宿的事情，所有你尚未想出理想的解决方式和下一步具体行动的事情。
“我们需要把所有我们尽力管理的‘材料’转化为我们可以付诸行动的事务。”
1.4 过程 管理你的行动（action）
首先，要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。通常，你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。
事务极少因时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。
自下而上管理，从繁琐事务着手从而脱身。
对行动的横向管理（广泛的各种事务）与纵向管理（各事务/项目的具体行动的策划）。
2 横向管理工作的流程的5个阶段
收集（collect）——加工（process）——组织整理（organize）——回顾和检视（review）——执行（do）
许多人无法将工作安排的井井有条，主要原因是他们试图一口气完成这五个阶段的工作。
2.1 收集
2.1.1 百分之百的捕捉一切未尽事宜
成功收集的三个必要条件：
1，每一个想法都排除出大脑收入收集系统
2，尽可能地控制收集工具的数量。
3，必须定期的清空这些设备。
清空并不意味着完成，仅仅是处理，组织和整理。
当工作篮中存入过量资料室就面临崩溃的危险，根本无法起到提醒的作用了。
2.2 加工处理（process）
trash——>垃圾箱 日后处理的事情——>备忘或日程表有潜在价值的东西——>完善的归档系统
流程图
如果手头的事情需要一系列的行动才能达到一定的目标或结果，则可以视其为一个项目(project)做事情时，并不需要花费很多力气，但是在决策行动时却要求投入大量的精力。——爱因斯坦
2.3 组织整理2.3.1 项目（project）——任何一个需要多个步骤才能完成的任务。 事实上，“不可能执行一个项目”，下一步行动的是最核心的环节，对于每一个悬而未决的问题，下一步行动都应当时可以执行的，一目了然的，没有歧义的具体行动。2.3.2 需要紧追不放的行动：1，将在某一特定时间或日期执行的行动——记入日程表(calendar)2，需要尽快完成的行动——记入“下一步行动（next action）”清单3，等候他人去办理的事务——记入“等候（waiting for）”清单
不再需要“每日工作清单”，因为每天的工作都不是固定不变的，过于僵化的安排反而容易使人手足无措。2.3.2.2 “next action”任何2分钟以上的行动（而非项目），若此类行动过多可以细分。
2.3.3 无需付诸行动的事务
* 愿望列表：将来有时间希望去做的事情
* “备忘录”：在未来某个时刻投寄个主意给自己
* 参考资料：并不需要采取行动但具有重要价值的信息。 参考资料系统的两种形式：1，按特定主题或分类；2，一般性参考资料归档（时间等）
对于个人行动管理计划系统，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常会成为这个系统的最大瓶颈。因此，针对这一类资料建立起一个运行良好的系统，将是我们推行高效行事的重要保障。
2.4 回顾（review） 浏览最频繁的应是“日程表”，他会提醒这一天里的必做任务。完成了对日程表的查看以后，就该转向“下一步行动”清单。2.4.2 成功的关键因素：每周回复所有悬而未决的事情——各种清单都应每周回顾一次，同时也确保大脑中无牵无挂。每周回顾应完成以下任务：
* 收集和加工处理所有材料
* 回顾整个系统
* 更新条类清单
* 做到干净、清楚、实时和完整。
2.5 行动/执行（Do）每个行动决策由直觉作出的，问题在于，如何从希望这个选择是正确的过渡到对他的正确性深信不疑。
* 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
*
* 情景
* 时间
* 精力
* 重要性
* 评估每日工作的“三分类法”
*
* 执行事先安排的工作
* 处理突发事件
* 安排自己的工作
3 控制项目
自然式计划模式：
1. 定义目标和原则
2. 展望成果
3. 头脑风暴集思广益
4. 组织整理
5. 明确下一步方案
如果在产生任何想法之前，一直等待着冒出一个好主意来，那么，你就不会拥有许多想法了。起草一份提纲并不难——只要你完成了一份报告。
3.5.1 目标当你已经忘却了自己的目标额还一再加倍付出，这就叫做枉然。
思考目标的价值
* 界定成功
* 建立决策标准
* 调配资源
* 给予冬季
* 阐明重点
* 拓宽选择
3.5.2 原则
明细原则的必要：1，方便共同，集聚力量，减少不必要的摩擦；2，为行动提供明确知道。
3.5.3 前景/结果
这是一个“what”的问题，而不是“why”
3.5.4 头脑风暴/集思广益
获得一个好主意的最佳途径是拥有许多的主意。
头脑风暴的关键技巧
* 不判断，不质疑，不评估，不批判
* 追求数量，不求质量
* 把分析工作置于次要位置。
这个阶段重要的是拓展，而不是压缩。
3.5.5 组织整理
3.5.6 下一步行动
如果一项工作具有可操作性，其下一步行动方案就必须予以落实。
抓住关键：对于一个计划，如果在执行每个行动之前都有与之对应的“下一步行动”计划，而不会莫名其妙地冒出另一个必须先行处理的事件，那么就可以认为，这个项目计划是完整充分的。
如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的计划。
4 准备工作
确定时间、空间和工具
成功归档分类的要素
* 一般性归档系统应当触手可及
* 字母排序，打多标签以提高发现几率
* 准备足够空文件夹（电子资料可无视）
* 保持抽屉材料少于3/4
* 至少一年整理一次归档系统
最后一件事：集中全部精力于自己的新系统一段时间，处理或推迟在那一个时间内所需要处理的任何其他事务。
6，处理阶段
清空工作篮
1. 丢弃不再需要的一切
2. 完成任何不需要2分钟的事情
3. 把可以委托他人处理的事情交代出去
4. 为所有需要超过两分钟时间的工作，在组织工作的系统之中注明提示信息，以提醒你日后的执行
5. 根据获取的信息明确你目前一些较为重要的工作和任务。
加工处理的基本原则
* 处理工作栏中最上面的事务
* 一次一事
* 永远不要把任何事物再次放回工作篮
必须养成这样的习惯：即从一端入手，按顺序一次只解决一项内容，一旦打破这一原则，只去处理想要解决的事务，并且顺序杂乱，结果必然导致某些事务被遗漏掉了。最终导致你的办公桌很快又堆满了铺天盖地的材料。
7，组织整理：建立好清单
7.1.1
保持这些分类彼此间界限分明，这一点至关重要，它们每一种都代表着我们与自己达成的约定，如果它们彼此混淆没有界限，那么组织整理工作的意义也就丧失殆尽了。
7.2.1
日程表只应记录对时间有刚性要求的事项。其他ASAP（as soon as possible）事项应当为其让路
7.2.2
ASAP行动最好按情景分类，如#电脑旁#，#外出#等。
7.3.1 “项目”清单
“项目”清单中，不应该包含项目执行的具体细节方案，也不应当按照重要性、大小、紧急程度来进行排序——其实他就是一个包含了所有未完成任务的目录。
7.3.2 项目支持资料
不要将项目支持资料作为项目提示，那将产生太多冗余信息
11.11 产生消极情绪的来源
焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作造成的，而是由于你撕毁了同自（lao）己（ban）的约定而导致的
停止消极的想象总是能够增强你的精力
如果事情可以改善，那么就一定可以通过某些行动使其发生改善。如果情况不能改善，那么就必定是为了更宏观的大局而作出的牺牲和让步。抱怨可能意味着某人不愿意为改善状况付出努力、承担风险，也可能意味着某人不愿承认客观环境的不可改变性。抱怨实际上是自我认知缺失的一种表现。