GTD---生活无忧
2010-03-09
GTD，Getting Things Done的缩写，是目前时间管理的流行法则之一。之前陈露推荐我看一本书时间管理的书-《无压工作的艺术》，里面关于GTD内容陈述，章节理解不难，但是重复性的内容较多，看到最后分不清各部分的逻辑，不好理解。目前自己开始深入学习GTD，希望能提高自己的时间管理。前天，看了一本讲述GTD管理的书《小强升职记》。这本书深入浅出地讲解GTD,是讲解GTD很好的一本入门级的书。在阅读同时，自己也根据自己的生活体验去理解什么是GTD
GTD分两方面：一方面是GTD的思想，另一方面是GTD的管理方法
思想这个东西不用多说它的重要性，思想是一个事物的灵魂。
GTD的思想，我的理解是不做有价值的事，而是做最有价值的事
讲到价值，首先就是涉及到个人的价值观问题。生活中不少人天天在处理火烧眉毛的事情，就像是救火队员一般，那边出事了，就赶紧跑过去应付；这边出事了又立即赶回来处理。同时他们竟然还从这‘忙碌’中产生了一种‘成就感’。我之前也经常出现过这种状态，“瞎忙“。忙来忙去，最后自己看起来做了很多，但是有多少收获呢？很多时候自己被其他事情干扰之后，重要而紧急的事情无法按时完成，最后选择的是只能无奈选择加班加点。
GTD管理的方法分两个部分：理论方法和工具。
主要理论方法一：“四象限法则”
“四象限法则”就是讲判断事情的轻重缓急，并做出有针对性的处理。首先是把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。而个人的价值观，那就是你评估一件事情重要程度的标准，而紧迫程度则是任务的时间底线。
判断事情的轻重缓急的步骤：
1先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。
2再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。
3最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”
每件事都有不同的价值，当然这个价值大小是根据的个人价值观来做出判断的。时间管理并不是追求在1 个小时里能做3 件事或者是5 件事，时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。你可以想象一下，你开车走在盘山公路上，突然，你的路被一堆从山上滚落下来的石头堵住了，还好你自己和车都没什么事。这时候你需要将堵在路上的石头挪开，你用了8 个小时把周围的小石头都清理干净了，只剩下一块50 公分高的大石头堵在路的中间，这时候你的车能过去吗？当然不能。那如果给你一个重来一次的机会，你虽然费了九牛二虎之力，但是终于用了2 个小时把那块大石头搞定了，接下来只需要花1个小时清理掉稍大一些的石头，汽车就可以颠簸着开过去了。那么，到底哪种方法效率高、效果好呢？这个故事告诉我们，如果你不清理掉那1%的大石头，即使清理掉了99%的小石头也是没有用的。所以要做就先做做最有价值的事。正所谓“擒贼先擒王”也是一个道理。
对事情做好属性划分后
重要紧急的事情:没什么好说的了，立即去做！我们工作中的主要压力就来自于第一象限。
重要不紧急的事情：有计划去做！我们应该将时间投资于第二象限，不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务，就像储蓄一样，每天投入1 元钱，好像做不了什么事，但是坚持一段时间之后，就可以做成大事
不重要紧急的事情：交给别人去做！我们应该清楚地认识到，第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事的产生。
交给别人去做，这说起来简单，权责确定，将截止时间，工作效果，告诉别人，最后自己在截止时间直接拿结果就可以。
我曾经和在学生会工作过的朋友聊过，大家都是部门或社团的负责人，有时不放心把事情交给下面干事去做。平时也说给干事锻炼的机会，但考虑到上级的压力或活动的重要性，如果某些地方出现什么问题，就会影响到学生会的形象。有些时候，干事做事时出差错，更多是自己帮忙收拾。虽然嘴上是老一套对干事说你们尽管去做，有什么事我顶着。其实很多自己最后还要查漏补缺，所用的时间和精力不亚于自己亲自去做。我们感慨，当年我们也是由干事走过来的呀？或许是责任不一样，部长这些领导的头衔意味者承担更多的责任，要自己扛得更多，很多时候连下面的干事的责任都扛上了。
提出一个问题思考：
上司布置给下属的一个任务，前提应该是对这个人的能力有一定的了解。如果“蜀中无大将，廖化为先锋”，那布置下任务后免不了监督，如果发现错误能及时更正，免得到最后错误像雪球那样越滚越大。那运用GTD管理的管理理论来看，应如何处理？
另外《小强升职记》告诉你：与此相关的一个时间管理理论叫猴子管理艺术，是Bill Oncken提出的。Oncken教授有一次偶然发现，自己在忙于加班的时候，部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。Oncken教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。
我们虽然应该帮助遇到困难的同事和朋友，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当做他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？
《小强升职记》提示你：如果你能让别人去抚养他们自己的猴子，他们就能真正地管理自己的工作，你也就有足够的时间去处理自己的事情。
让自己的猴子跳到别人身上，这是很多人爱干的事。记住：浪费别人的时间等于谋杀别人。
在“教育大发现SLL”中一篇文章名为”提问问题的智慧“中，很喜欢一句话:高手喜欢艰巨的任务；高手不傲慢，只是对那些懒于动脑的人比较傲慢。
SLL是一个社会化学习的圈子，圈子里的人如果有问题，向别人请教，在提问前应懂得如何提问。
通过这些规范，让高手更快地了解问题，解决问题，免得再三阐述问题，不仅节约提问者和回复者的时间，同时解决问题的效率大大提高。
李笑来的《打造人脉不如打造自己》中提到：“往往只有优秀的人才拥有有效的人脉。并且正因为这些人随时随地都可能要回避“不公平交换”的企图，他们才更加注重自身的质量，知道不给他人制造麻烦，独善其身是美德。。。。当一个人身边都是优秀的人的时候，没有人求他帮忙——因为身边这些优秀的人几乎无一例外都以耽误别人的时间为耻，同时，这些人恰好是因为遇到问题能够解决问题才被认为是优秀的。“
回归正题，不重要不紧急的事：尽量别去做！这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力，否则你就是在浪费生命了
专注让你更成功
之前我处理很多事情的时候，恨不得自己会影分身。有时候自己在教室自习，脑子里却想着社团的活动策划。或者在写着社团的活动策划，又再掂量这如何与社联的人沟通，申请场地，做宣传的问题。在我之前所写的blog中经常写到自己没有按时完成重要紧急任务出现焦头烂额的状态。
《小强升职记》提示你：脑袋里只装一件事，也就是一时一事
上文提到时间很宝贵，但人的精力更宝贵。精力的分散很容易，但集中不是每个人都一下子就能进入状态，是需要一段时间来调整的。一波未平一波又起，不晕船才怪？到处点燃火头，最后玩火自焚。
三心二意，难道一无是处？李晓鹏在《学习改变命运》中提到：如果自己做着一些不需要动脑思考的事，如洗脸刷牙等，脑子里在思考一天的计划或背英语单词等，这叫做高效利用零碎时间。如果再做需要思考的事，如在上课，却在做其他的功课，这自己一方面在思考做作业，另一方面还时刻警惕着老师是否走过来或者提问。（真的想在课堂上做功课，最好还是坐得离老师远点，呵呵）抓住每一分钟做事，不如抓住做事的每一分钟。
很多人经常讲要从今好好学习，一开始很有决心，行动却是三天打渔两天晒网。个人认为除了坚持外，做事目标不明确是失败的一个重要原因。“好好学习”是一个什么概念？你能具体地描述出来吗？在GTD管理中，有“项目（project）”和“行动（action）”
两个概念。‘好好学习’就是一个项目（而且是一个很大很大的一个项目），为什么说它是项目？就是因为它并不是一个单一的行动，而是由若干个单一的行动所组成的，就像线是由点组成的，面是由线组成的，体是由面组成的一样。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。‘好好学习’是个项目，而“专业学习”，“课外学习”等等是这个项目中小项目，取“专业学习”为例，“你的目标是拿多少分？”，“需要掌握哪些知识点”，“你目前的的对各知识点的掌握程度如何？”“需要哪些辅导材料”，“下一步行动是”等等这些称为“行动”。
上段的描述称为进行目标描述和任务分解
这样做有利于将一个项目做细，做的有计划，时刻知道你下一步该做什么。明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下你的心头大石，减轻你的压力。同时还要加上工作时间的约束，你可以明确地知道该任务是否造成了拖延，原因是什么，如何去避免。
《小强升职记》提示：拖延、犹豫不决、目标不明确是时间管理的三大杀手
任务分解成为一个个行动后，然后就是集中火力一个个攻破。任何复杂的项目都是由简单的“下一步行动”组成的。
像我正在按之前计划在聚精会神地写这篇读书笔记，刚过了10分钟 MJ回复了我之前发给他的邮件，30分钟后一位同学问我什么时间有空出来聚聚，又过了20分钟朋友在QQ上说想和我聊之前发给他剧本的事，接着老妈说下雨了叫我收衣服。像这样的情况，生活中每天都碰到。所谓树欲静而风不息，我必须每件事都要立刻处理吗？
这里就涉及到时间管理的另一个主要理论方法--衣柜整理法和运用的工具3+1清单系统（将来某时/也许清单+待办事项清单+项目清单+收集篮）
无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这五个阶段：
（1）收集一切引起我们注意的事情；
（2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
（3）组织整理得出的结论；
（4）把它们列为我们行动的选择方案；
（5）行动。
当你在专心进行一件事时，所有引起注意的东西都是要记录下来。
MJ回复邮件说：我的简历格式错误，要重新写。记录在一张纸上。继续写读书笔记；一位同学问我什么时间有空出来聚聚，暂时不能确定，记录在刚才那张纸上。继续写读书笔记；朋友在QQ上说想和我聊之前发给他剧本的事，直接回复暂时没空，叫他写好想和我商议的问题，把这件事也记录在同一张纸上。继续写读书笔记；老妈说下雨了叫我收衣服，立刻去做，收完衣服。继续写读书笔记。
这样做的原因有以下几点
1. 被其他事情干扰之后，重要而紧急的读书笔记将无法按时完成。
2. 正在思考问题的时候，被其他事情打断，无法继续思考下去。
3. 每一件事都无法集中精力去做，创造力和执行力大打折扣。
4. 在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪，增加了压力和紧张。
5. 对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。”
这样当我完成读书笔记后，我的那张纸上写着：重写简历，什么时候和同学聚会，和朋友聊剧本的事。同时这张纸叫做“收集篮”。回顾“收集篮”：重写简历是重要不紧急的事，同时进行项目分解“找简历的格式”，“参考写简历的文章”，“了解目标单位的情况”“分析错误，重写”，把它写在另一张名为“项目清单”的纸上；什么时候和同学聚会，还是不能确定，把它写在一张名为“将来某时/也许清单”；“和朋友聊剧本的事”是不重要紧急的事，朋友要根据剧本创作漫画，列入“待办事项清单”，安排明天下午5：00与朋友商议。那为什么老妈叫收衣服，不列入清单？这是一个两分钟可以立刻完成的任务，采取的行动是立刻去做。（下雨了，还不收衣服？呵呵）
时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动。这还牵涉到工具问题。工具方便最原始的就是笔和纸，也是最简单便捷的工具。现在自己使用电脑的时间比较长，也就开始学相关软件来辅助实践GTD管理，时间管理。
这里首先要明白一点。软件不是目的，而是一种工具，工具的意思在于帮助你达到目标。GTD管理不是说你掌握很多具有GTD管理功能的软件，就学会GTD
一般来讲收集工具越少越好；保证5 秒钟内拿出工具，随时记录突发的灵感；定期清空这些工具，如果不定期清空“收集篮”，但你再次面对记录在案堆积如山的事情，你还会有好心情去处理吗？
传统的纸和笔仍然是最好的工具，但不宜保存。现在很多人的工作都使用电脑和网络，就要根据自己的情况来打造自己的GTD管理系统。软件方面一般用outlook，针式PKM，google桌面，mokeyGTD等等，有很多软件。
Outlook，很多GTEer推荐，集邮件，日程，联系人，任务，便签功能在于一身。但自己看不惯它，之前在学习outlook时觉得操作不顺心，就弃用了。自己的时间管理系统包括：gmail管理邮件， google桌面提供便签，任务和365日历来进行日程管理，还有一个通讯录软件进行人际管理管理，用思维导图来做summary和plans，用针式PKM来收集参考资料和管理自己的文档，做到随时分类收集和想用即取。自己平时随身带着一个小本和笔，在没有电脑的情况下进行收集和记录工作。虽然自己使用的软件比较多，但容易上手，对于刚入门的人来讲要保持兴趣才是最重要。不然的话，一开始学习某些软件就被弄得头昏脑涨，哪还有心思去实践每天的plan，project，action and summary。
GTD的魅力在于追求‘心如止水’的境界，，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，自己的生活由自己做主。
Sure颖
2010．1.27