GTD1 读书笔记
2014-10-08
在实践了GTD系统两年之后，重读一遍《Getting things done1》，再将整个系统梳理一遍，还有很多做得不够好的地方，需要一一盘点。
对GTD1中提到的5项步骤逐一进行反思改进，看看存在什么漏洞：
一、收集
感觉在收集这一块，我目前做得已经足够。生活工作中方方面面的事宜，都会及时收集起来，并且能及时对收集箱中的事情做处理。
所用到的收集工具包括：
1. Doit.im 收集箱中收集各种突然冒出来的事情，每天从几项到十几项不等。各种任务和想法不等。会每天进行检视
2. Evernote的inbox。 主要汇集各种不是很紧急的资料性的东西，部分可能转化为行动，部分可能为参考资料。也会每周进行检视。
3. worktile中。记录开发工作中需要完成的功能点。每天会进行回顾。
以上基本涵盖了我工作生活学习中方方面面的事务来源。
引用书中的原话:
GTD中所列的影响成功收集的三个因素：
1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是你的大脑里
2. 你应该尽可能控制收集工具的数量，越少越好，够用即可
3. 你必须定期清理这些设备
二、处理
处理这一块，是我之前一直比较欠缺的，也导致我的GTD系统并没有完全良好的运转起来，经常遇到的场景是：
1. 今天待办清单中记录了太多待办事项，一天下来完不成，对自己的信心是个打击，又得把事情挪到收集箱或者明日待办中。
2. 下一步行动清单中放置了太多模糊不清的事情，很多都并不是具体可执行的下一步计划。渐渐导致我不再去主动习惯性的回顾下一步清单。将GTD中这个最强有力的清单工具给荒废了。同样的，对将来/也许清单、等待清单的回顾同样没有章法。
3. 按照我之前的做法，每天早上将今天想做的事情放在待办清单中。这样的系统几乎运转了一年多，我也一直没有意识到这样做的问题，只到这次重温搞定一，才意识到这种做法是错误的。每天早上的那点精力，根本就没有把每件事情考虑清楚，这样一股脑塞进今日待办中，除了带来压力，没有任何其他好处。
正确的做法应该是，日程清单（包括今日待办等）是神圣的，除了必须在今日完成的事项（例如一些纪念日、会议或者习惯养成事项等），其他事宜，都不应该进入日程清单中。而是乖乖呆在下一步行动清单中。每天在完成了日程清单中规定的必须在当前完成的事项后，再用大块的时间和精力来处理下一步行动中的重要事项。其实大部分事情都并不是非得在今天完成。将它们归档在下一步清单中，是释放压力绝好的办法。
另外需要明确的是，下一步行动清单并不仅仅指Doit.im中的下一步行动模块。也包括了我在公司事务中的开发任务，即记录在Worktile中的一些待办开发任务。这两项结合起来，形成我完整的下一步行动清单。他们都不应该出现在今日待办清单中。
另外，我之前一直没有在Doit中建立起自己的项目清单，就导致很多想做的事情和下一步行动分不清楚，这次专门在Doit中一口气记入了20多个项目，下一步清单中就顿时清爽很多，都是具体可执行的事情。目前还有点没理清的，感觉Doit的项目清单模板做得还不够方便，暂时和Evernote结合起来使用，看运转一段时间后是否能习惯。到时也可以考虑换一套GTD工具。
【处理】阶段非常重要，我之前一直做得不够好，引用书中的一段原话：
训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”。
也就是说在每天处理收集箱中的信息时，需要对每一件原料就做出分析和决策，这是一个项目还是一个行动？是否值得做？是否需要现在做。这些东西在最开始的时候就确定好，不要让一些未经处理的原料进行日程和下一步行动中。这是保证整个系统能一直正常运转的关键元素之一。
三、组织整理
组织整理就是对进行到不同清单中的事务进行整理。这样的清单包括：
项目清单
保存项目规划和资料的存储系统（对我来说就是Evernote）
一个日程表
一个下一步行动清单
一个等待清单
一个将来也许清单
我之前存在的问题，把每日待办的事情规划得好好的，却没有好好去规划项目待办，不清楚同时进行的项目情况，每个项目的下一步行动不明确，项目目的不明确。这样的格局还是太小，常常今日待办中的事情也处理得不好，完全没有掌握到GTD的精髓。重点还是应该放在项目清单和下一步行动清单当中。
如此改革之后，下一步行动清单中应该常年会保持在50~150项待办事项。此时就需要对下一步行动清单打上不同的标签，以方便管理查找。
四、回顾
回顾又是我之前GTD系统存在问题的一个重灾区，需要再重点改造。
之前的回顾带给我很多痛苦，所以我也一直没有坚持好。需要重新打造一套回顾系统。
每日的回顾中，浏览最频繁的要数日程表了，它会提醒你这一天里“必做任务”（这些任务如果不在这一天完成，便没有机会完成了）。这并不意味着这些写入日程表的事情就是最为重要的，其实，它们只不过是不得不在这一天完成的事情。在任何时候，只有在对不得不完成的事情和其要求的时间都了如指掌的情况下，你才有可能更加机动灵活地安排其他工作。处理日程表（今日待办）的最好方式是，将上面罗列的任务（如开会、打电话、完成报表的最终稿等）逐项完成，不要遗漏。就我自己而言，日程里出现最多的，就是一些习惯养成的事宜，它们往往花费时间并不长，每天处理下来毫无压力，但如果夹杂在一大堆待办事务中，我常常会忽略它们，同时给自己带来压力。在采取目前这样的策略后，压力就要小很多。
同时要谨记的是，能够进入日程表中的事项都是神圣不可侵犯的，不能随意取消。每周、每月固定时间的回顾任务也会出现在日程表中，需要充分意识到它们的重要性，提前安排大块的时间来处理它们，绝不拖延。
成功的关键因素：每周回顾
每周回顾、清理系统，保证整个系统的井然有序，确实需要“一周清理一次房间”。
每周回顾应该完成以下任务：
1. 收集和加工处理所有的“材料”
2. 回顾整个系统
3. 更新各类清单
4. 做到彻底、清楚、实时和完整。
五、执行
每一个行动决策都是凭直觉作出的。问题在于，如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑。
你对自己行动的态度将从期望升级为信任，由此将大大提高你行动的速度和效力。
此时此刻，怎么决定选择哪项行动进行呢？
答案是：靠你的直觉。如果前面的事务都已经经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤，那么，你已经完成了对工作和自身价值的全面思考（既然决定做这件事情，说明他对我就是有意义的，我的生命里应该去完成他，他能让我更完美，完成他会让我更自信），这无形中大大激发和强化了你的感性判断。
1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
在星期三下午3点22分，你如何选择下一步行动呢？可以按顺序采用下面四个标准：
1）情景
2）有多少时间
3）有多少精力
4）重要性
但如何避免畏难情绪的存在呢？在我经过这一系列的收集整理之后，还会存在畏难的情绪吗？
以上是这次重新阅读《Getting things done1》的一些记录和思考，感谢这个十一假期，有时间让我重新阅读这本书，同时对我的GTD系统进行了大刀阔斧的改革，还产生了一大堆的下一步行动和相关的项目，已经不是十一这几天能够搞定了。修正系统后感觉清爽、高效。但实际的效果还需要时间的验证，对GTD系统的完善也是一件无止境的事情，我会持续走下去。
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摘抄：
训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”。
有一种方法（即指GTD）让你紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事情，同时保持放松，花费最少的气力完成一切有意义的工作。它使你在这个错综复杂的世界里，能够体验到武术家们所说的“心如止水”的境界，优秀的运动员则称之为“忘我境界”。事实上，你很有可能已经体会到这种美妙的感觉了。
问自己的问题：你能在需要的时候进入自己的“高效状态”吗？