评论A4纸工作法
2011-06-06
近日利用闲暇之余读完了三木雄信的《“A4纸”工作法》，在自己的日常生活中也尝试使用，有些感触和思考，故结合对本书的内容总结一并和大家分享。
什么是“‘A4纸’工作法”？
简而言之，在一张A4纸上画各种“表单（格）”去管理你的工作、思维、会议等等。（似乎，表格在现代企业中发挥着超级能力，如《哈佛管理表格全集》，个 人生活管理中使用表格是否也能发挥超强能力，本书似乎想给出一个肯定的答案。）几个主要章节的标题都很吸引人，比如用“一张A4纸”充实你的职业生涯；用 “一张A4纸”锻炼你的思考能力；用“一张A4纸”激发创意；用“一张A4纸”掌握写作能力、说话能力、学习方法。针对不同的事务，作者设计了不同的表 单，据说有48个之多。虽然，书中引言中介绍到“本书是为那些上司制定了很高的目标，以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的”，但我想对我这样的普 通学生其中的一些方法同样适用。
实际上，《“A4纸”工作法》一书中提及了很多的方法是我们耳熟能详的，比如日程管理、流程图、鱼骨图、脑力风暴等等，书中的特别之处在于作者对这些方法进行深入分析并简化，转化成能一个个能概括在一张A4纸上的表单。一张纸的简单实用是书中所提倡的重要原则。
为什么“‘A4纸’工作法”有效？
实 际上这个包括两个问题：第一，为什么是A4纸？第二，工作法为什么有效？第一个问题，书中其实想说的是，只需要一张纸就能做好自己的日常生活管理，原因在 于“魔法数字”【1】的存在，人的把握处理能力有一定的限度，所以无论是A4纸还是B5纸都可以，记住只需要用一张纸记录的有限信息就足够你忙活一阵了， 如果你贪多用一个本子记录了非常多的信息，你不但没有办法同时处理，相反还可能因为精力分散遗忘了一些需要你马上处理的信息。第二个问题，要从“表单（格）”的内容说起。任何一个表单都包括“目的”、基于此目的“应该做的事情”和“期限”三个要素。通过表单来明确目标是一个核心问题。对于团队，如果能够明确地设定好目标，再将拥有必要情报和权限的人聚集起来，确定好应该做的事情，并进行分工，工作便自然而然地展开了。对于个人，则需要设定好目标，然后获取必要的资源和信息，确定工作的步骤，工作细分之后便能相对容易的展开。
注释：【1】“魔法数字”——据说，一般情况下，人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说，虽然人与人之间有一定的差异，但是人在大体上看一眼的瞬间，能够把握的数量最小为五，最大为九。这个数字也被称为魔法数字。
一些具体的表单
这部分列举了一些我正在使用的，或者我觉得非常不错、将来会使用的表单。
1）“日程管理表单”
要点：不能只注意每天的日程安排，而要同时注意每周和每月应该做的事情（以防止重要事情遗忘）；因此，该表单分“每月表”和“每周表”。
具 体：我们首先要在日程管理表单上写上最终目标（用名词性短语，而不是长句文章），接着写每月目标，然后再详细地写出每周目标。而且，每个每周上要标注日 期。在每周目标中，考虑好是否需要先做某件事，确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。而且，如果是由自己负责，则写上自己，如果是需要委托某人做的事 情，则写上相应的人名。事情完成之后，把相关内容用一根红笔划上删除号。
2）“简要流程图”
要点：将工作程序或流程做成图示；避免繁杂的符号，尽量简单；划分和整个工作有关的部门的时候尽量不要超过5个；
具体：只使用”长方形”、”↓（箭头）”和”文档符”；”长方形”中填写相应部门的主体业务，”↓”用来表示部门之间的关系，也就是说，在工作程序从一个 部门转移到下一个部门的时候使用，”文档符”中填写在这个过程中产生的输出文档（站在下一个部门的角度来看的话，就是输入文档）；标准化的业务流程确定； 从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起。
3）“脑力风暴表单”
要点：不同于传统的“脑力风暴”；采用新的步骤和方法；
具体：以一个例子说明——你组织一个小组关于构思产品开发和解决问题办法的脑力风暴，可以按以下步骤走——
1. 给小组的每个成员发便签（Post it），每人10个；
2. 随意写上”产品开发创意”、”缩短交货期的方法”、”品质改善方法”、”压缩成本方法”， 注意这里注重量和非质；- 10 min
3. 收集、阅读便签；内容相同的重叠起来贴上，内容相似贴在一起，这是一个要点，这期间如果有人提出新的意见，也写到便签上，贴到板子上；30 min
4. 总结收集起来的意见；讨论并确定最优意见；20 min
5. 废除脑力风暴的规则，将商品开发创意和解决问题的办法具体化；（成本、交货期、品质等观点讨论意见的可行性）
4）“演讲表单”
要点：用一张A4纸写演讲稿，避免冗长的演说，这种方法只适合于时间比较短的演说
具体：演讲之前把整个演讲过程想清楚，在A4纸上写下你最后想表达什么样的观点和信息；然后往回推，写下要表达这个观点和信息，必须提前说的有哪些，列出 几点；每个必须说的点，可以有补充的，就把想补充内容的关键字写下；想一个比较好的开场白；（可以考虑详细写在纸上，好的开头容易让你自信，不那么紧 张），然后按照顺序说那些小论点，记住你可以补充说，如果这个时候忘记了一些补充材料也没有关系，只要你把主要小论点一说，加上最后的结论，一个结构完整 的演讲足够赢得大家都掌声。
5）“故事化表单”
要点：相信这个表单有用（呵呵，这个是我说的）；故事是有固定结构的；（我不知道，感慨初高中没有学好，要不然在书上看到这些内容也不会这么新奇）
具体：以某个公司总裁做为什么成功的演讲为例；此“故事化表单”是一种通过将故事的结构分成“①成就 ②契机 ③冲突混乱 ④危机 ⑤高潮”五个部分，来描述自己或公司（项目）的轨迹（成就谈）的方法。简单说来，故事情节会首先讲一下成就（成功），这之后再以回顾的形式讲开始的部分。 然后经历各种迂回曲折、不断摸索（冲突混乱），并遭遇到逆境、危机等场面，然后进入高潮部分，最后迎来圆满解决（再次回到成就），剧作家会一边明确 5W1H（【When】（何时） 【Where】（何地） 【Who】（何人） 【What】（做了什么） 【Why】（原因）【How】（如何做的） ），一边事先组织好这种故事情节。
注意哦，相比成就谈，人们对失败谈更感兴趣。相比顺风顺水的人生，波澜起伏的人生更感人，更能深深地打动职场新人。下次你要是做成功演讲，可千万别重点说你是如何的成功，而应侧重讲讲你遇到的困难，经历的失败。这个对这个普通人来说更有吸引力。
经常说，简单的事情重复做就会不简单（熟能生巧？）。几张A4白纸能不能达到书中提及的“搞定你全部工作”的效果（于我而言，能“大幅度提高效率”就很不错了），得看你我能不能坚持简单重复了。
PS: 这本书腾迅读书有连载，在网上随便检索一下就能找到这本书的电子版，书的内容不多，有兴趣的读者可以找一本书进行研读