整理的艺术笔记
2013-08-31
前言 整理是一种工作流程设计
这世上没有什么天生就有创造性的工作，只有让工作具有创造性的人，
小山龙介的无障碍办公
第一章 资料整理术 集中数据，分散浏览场所
● 打印的纸质材料毫不留情废弃 2 纸质视野重复看也有优势
● 用电子邮件保存，共享会议资料4 pdf，加密，记录交流过程。
a.可以按时间对邮件进行管理
b.可以用发件人进行搜索
c.参考邮件内容可以回忆当时内容
d.Gmail 《超级整理法》5 《超“超级”整理法》
● 文件名按项目名-文件名-时间的格式命名6全名
● 用扫描仪将纸质文件变成电子文件8
● 扫描书籍，制作电子书架11
● 用sugar sync 实现无障碍办公14
● 随身携带纸质资料，最终实现无障碍办公17
● 充实参考资料，随时实现办公效率最大化20
研讨会，演讲资料
市场营销，企划资料
公司标志，产品，简历
安装文件
● 只要是文件，全部放入magic briefcase
● 在目的地，或打印店打印必要的资料整理26
● 不关电脑电源，设置为待机。要随时上传文件
● 用google documents picasa 与人分享30 修改权限
《学习术》
● eye-fi图片上传
● 重要网页可以截图54 capture IT
● 分类使用sd卡，传输数据更有效37
● 纸质资料放入透明带，按时间顺序39
● 用100日元笔记本整理信息
● 集中数据，分散浏览场所
第二章环境整理术 统一环境，简化环境47
● 将小物品放入透明文件袋
减少杂乱感，人易受环境影响，灵感来自女士化妆包
● 准备好出差用品，自如应付紧急出差49 工具，衣物，洗漱
● 充电全靠usb解决51
● 实现一物多用53 iphone 记事贴
● 为笔记本电脑准备三个电源适配器55 防止任何由于忘记造成的麻烦
● 家里和办公室准备一样的键盘个鼠标57
● 用Firefox 附加组件实现网页浏览的个性化59
● 用xmarks瞬间复制电脑运作环境61 eg书签，360
● 将办公室的右半边变成激发创造力的空间64
安区域划分功能
向左的视线回忆过去
向右的展望未来的图片65
● 通过固定的纸巾盒和笔筒来保持桌面的井然有序66 胶带固定
● 分割抽屉，充分利用空间68
● 将输入法语言栏放在电脑桌面顶部中间70
● 一机双屏 扩展工作区域71
● 将办公桌面个电脑桌面清理干净后回家73
● 统一简化工作环境74
第三章 信息整理术 管理时间轴和空间轴 75
● 扔掉书本，提高信息吸收能力95 保持饥饿感
书架满会影响人继续阅读
● 写书评博客，制作数据库78
以扔书为前提，给自己制造压力，强迫自己认真阅读书中重要部分，做好笔记。与人分享
《50本成功书籍制胜之道》《看懂非懂的法则说明书》98
亚马逊会员，有一定收入
● 加原创注解，将书籍变成信息数据库81书评
● 制作杂志文章数据库83
● 看报纸只记数字和关键词86
● 搜索，书签工具
● 用rss阅读器自动收集数据92
● 缩印插图，制作专属自己的词典94关系图等
● 将图书目录贴在笔记本上，制作图书数据库97
● 用手机邮件，ever note 做笔记99
● 在tweet 写生活日记102 “随时记录”
●增加GPs定位功能,收集整理信息
这里讲的方位信息搜索也是信息搜索的一个重要方法。
●充分使用标签来整理信息了 批擦撒等图片共享软件107
我们可以给一个文件添加多个标签,从而实现灵活的信息管理
●用1.5倍的速度看电视108
●用会议记录extreme meetings，提高会议效率 111 Mind Map
●群发邮件,使项目信息冗余化 113 要让一个组织系统永不停止,持续保持稳定的运行信息冗余化就必不可少。
更加安全稳定
联系人组
即便有人从团队中离开,也不会出现大向题,
●按金字塔原理写邮件115 量短小简洁,并准确传达信息, 麦肯锡公司
在开头就提出结论,接着列举多个论据来支持结论,因此文章结构是金字塔的形状,这种结构的优点是使结论一目了然。
写邮件的原则：
·20字左右换一次行,最长不超过30字。
·段落之间空一行,明确区分各个段落。
·需要罗列几项重要内容时(比如日期、地点等),应将这些内容总结为比较醒目的条目,以减轻读者的负担。
●管理时间轴和空间轴
时间绝不会回流的特点。按时间整理信息,就不会有任何迷惑的地方,也不会出现过后修改过去日期的情况。 (分类整理比较容易出现变更分类的情况。)
空间轴的管理,即GPS的定位功能。
我们将按时间轴整理过△次的佶息用空间轴的管理方法再整理-次,这种思维方式的二次变化,我觉得非常有趣。
第四章生活整理 将生活常规化,再制造一些惊喜
●灵活网购，简化生活120
*买同一个主题的书籍,就可以利用亚马逊等网上书店，要一次性大量购人书籍
*去书店也有好处。去书店,我帘1不仅可以偶遇很多书籍,还可能会有根本无法想象的奇妙邂逅。
*网购的便利之处还在于能保留所有的购买记录。购买与以前相同的产品还可以带来安全感，像文具
*使用商品的标准化。
●购买同种商品,免去挑选烦恼122
*使用同种产品会越用越顺手,尤其是文具。
*是存放的标准化
*是以后不管买什么都不会茫然了
●一次大量囤积,将担忧扼杀在摇篮里124 囤积消耗品 ToDo
●利用便利店代收快递服务，毫无顾虑地购物 126
●在公司收取书籍快递,提高自己的声誉128 书籍 PS 这个鬼了点
●拒绝第二次聚会的技巧 130 PS：日本人的特殊习惯
*生存术可以说是一种资源“整理”,这种资源就是时间占
*这个绝招就是借口“我还有工作没有做完”,然后扬长而去。
*只是稍微迟了一点-还是能给人留下好印象的。
*日本人下班后第一，二，三，四次聚会
●按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼 132
的苹果公司的CE○——史蒂夫·乔布斯(Stcvc Jobs)o每次发布会,他都身着黑色高领毛衣和牛仔裤。似乎平时他也一直穿黑色高领毛衣,因此就有了这样的传闻——他的衣柜里塞满了无数的高领毛衣。貌似很多像他一样从事创造性工作的人,反而不会在穿衣上浪费时间。
●建立饮食模式,进行营养管理135
*制定出一周的食谱。
●打扫卫生,重振精神,提高专注力 137
*打扫作为转变心情的契机。发呆，吃多了,为了消化食物。喷雾器/湿巾/滚胶机
*小小的成就感就像开关一样,能调动我们的积极性,使我们工作起来更精
神集中,更卖力。
●创造家和公司以外的第三场所 139
*放弃整理、转移阵地。
*第三场所(The TⅢ rd Ph∞ ),星巴克便是这样的地方。
*但通过创造第三场所,扩大自己能掌握的范畴,就可以根据不同目的使用不同的场所。
●将生活常规化，再制造一些惊喜 141
*要简化生活,每次都做同样的事情就可以了，正因为一切都常规化了,这些惊喜反而更有效果。
第五章思维整理术 分割信息与整合信息 142
●将不懂的信息直接输入大脑，在无意识中进行整理143
*实际上大脑是能够自动整理、重组信息的优质信息整理库。
●睡前输入，睡时工作 145
*一天的日程
上午:以输出为中心开展工
下午:基于上午思考的结果,开展实际工作。可以做一些不需要深思熟虑也能轻松完成的工作,
夜晚:大脑的混沌状态在睡前达到最高峰。
●输出信息时,尽量集中精力做-件事 147
*可以先用toD0列表列出要做的事情,再从该列表中选出并鸟上执行薷要立刻处理的事项。
●提高创造力的todo列表的制作方法 148
*关键是列出今天一定要做的事, 6件，可以明天做的就明天
*安排好王作的先后顺序:到达最高时速时才能以金部的精力开展最大的输出性工作，从小事做起
●统筹管理todo列表和邮件149
*Gmail还有ToDo管理功
●在散步中整理思维151
*散步时大脑会分泌化学物质,使我们冷静下来,从而比较容易整理思绪。
*午餐后,即中午外出吃莞午饭后,稍微绕一下道走回公司。每秒2步
*洗个热水澡或在游泳池里游泳
*重要的是不要思考得太深,而是一带而过地想。
*越是走进死胡同,越应该放松下来放宽思绪,这样才更有机会发现新的解决办法。
●用香精、干花等治愈系物品转换思维模式153
*要让大脑无意识的部分更活跃,香精、干花或观赏性植物也很有效。USB熏香器茶和咖啡
*治愈系物品一般要摆放在容易让人心神不宁的地方。
*颜色搭配也非常重要
*无论如何,要让大脑无意识的部分更加活跃,重要的是要导入能使精神放松下来的因素。我们很难有意识地控制大脑无意识的部分,因此运动带来的身体刺激和通过改变环境产生的外来刺激都很重要。
●换一支笔,换一种思维 156
*要认认真真写字时就用0.5毫米的笔, 做校稿要更认真地写字的工作,我会用0.3毫米的笔。笔尖越细,写出来的字就越小,你就会越细心。
*1.0毫米的笔则适合用来画大胆的图解
*笔的颜色，黑色带有定论的感觉，用蓝黑笔。蓝色能给人留下比黑色柔和一些的印象,
●用图解整理思维的技巧158拓宽思维的重点和关键：发现漏洞，忽略无关的东西
*组合对立概念
*将概念分解成三个要素
*分成四项限定位 营销的商品定位
●用空格强行拓宽思路161
*《点子整理术》曼陀罗法，九个格子
●用思维导图将信息网络化163
*生成点子：整理出尽可能多的信息，信息连接起来
●用近义词拓宽思路167
●给组群命名，提高一个层面来整理信息168富贵病
●分割信息整合信息170
*大脑整合记住，todo管理，图解重新整合
第六章 人脉的管理 链接人脉与链接的快捷方式171
●扔掉沉睡一年的名片172
*人脉是生鲜之物，保质期非常短
*扔对于整理也是有效的
●交换来的名片要立刻写上日期174
●交换来的名片立刻扫描，以便浏览176
●将名片读取软件当名片检索系统来用178
●给见过面的人发送个性化的电子期刊180
●在突然想起时邮寄手写信件182
●为结识知名人士举办演讲会184
●用spy see 掌握他人的人脉186
●制作富有个性的个人名片188
●宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情
*整理自己名片的过程整理自己的职衔还能发现自己愿意做什么上
*整理名片和整理人脉，其实很大取决于你向外发出我是一个什么样的人
●给活动定主题，借此制造新闻193
*为旅行定个有意义的主题，历史故事
●当中间人，向别人介绍朋友195
*人脉会集中到掌握很多人脉的人身上
*与人分享，人脉会不断扩展
●链接人脉与链接的快捷方式196
●用poken交换电子名片197网络信息
PS：只有一小部分可能不太适用，绝大多数还是值得学习的，无论在工作，学习，生活上，确实有些不好的习惯浪费了我们不少的时间。