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心得
一系统,二功能,三张表,四锦囊,五类型。
•一系统:Excel是一个系统。
•二功能:Excel除了汇总,就是查找、引用、对比
•三张表:源数据表、参数表、分类汇总表
•四锦囊:公式、数据有效性、名称、条件格式
•五类型:有东西进出型、同一件事多次跟进型、汇总“汇总表”型、一行记录型、存放基础信息型
重点
1.P.29:源数据表的制作若有汇总表须填,则要经过五个步骤:海选字段、合并字段、转换字段、用字段讲故事、增加字段。例子:不同部门税款明细表制作。
2.P.52:统计次数,例子:多专业中某专业出现次数,统计出现的顺序。累计金额计算。
3.P.61:公式复查的内容:引用是否错位;结果是否正确;引用类型是否正确(在公式单元格之间上下或左右反复移动光标,仔细观察参数行和列的变化是否符合公式预期。)
4.P.69:例子:生成工资条
5.P.74:例子:给出按工资降序排名的序号
6.P.76:例子:根据给出的不同省份名称,生成对应城市的数组。(没看懂,不知道生成数组应该是个什么意思)
7.P.81:今日事今日毕(条件格式:只允许输入今天的日期)
8.P.83:数据依次录入
9.P.87:有效性设置中的另类批注可用作填表提醒。
10.P.93:MATCH和INDEX
11.P.96:修改已定义的名称有两件事需要注意。第一,名字不是直接修改的,实际操作是添加一个新名词,再删除以前的旧名称;第二,修改“引用位置”时,最好先按F2进入文本编辑状态,否则,当你试图用方向键移动光标时,会引用到新的单元格,从而造成错误。
12.P.99:重拾被遗忘的“名称框”:这里是定义名称的第三种途径,除此之外,它还提供数据区域的选择提示(可方便的知道选中了几行、几列,不需要自己算),并帮助我们进行便捷且个性的单元格个性化选中及跳转。
13.P.103:条件格式例子:标出每门学科的最高分。
14.P.106:条件格式例子:标出至少三门学科成绩大于85分的学生。
15.P.117:有东西进出型表格,只有“东西”相同还不够,进和出的业务流程也必须是相同,具体体现在字段的数量和属性要一致。
16.P.125:“有东西进出型表格”的重要例子:制作“办公用品管理表”。
17.P.132:例子:避免录入错误,用INDIRECT实现“二级数据有效性”。
18.P.139:例子:用公式实现售出数目自动变负。
19.P.139:例子:用SUMIF显示即是库存。
20.P.143:例子:用VLOOKUP给建议,啥时候补货有提醒。
21.P.149:例子:用SUMIF做季度汇总表。
22.P.165:例子:用有效性把关数据的依次录入。
23.P.167:例子:善用条件格式,每日工作有提醒。
24.P.179:例子:将多个汇总表放入同一工作簿,使用的快捷键有:Shift+F11新建工作表,Alt+W以及数字键切换工作簿,Ctrl+F4关闭当前工作薄,Ctrl+PgDn切换工作表。
25.P.182:例子:多工作表批量求和:在总表中选中C5:J10(需求和区域,且活动单元格为C5),输入=sum('*'!C5),按Ctrl+Enter。
26.P.187:例子:用SQL语句实现相同结构源数据多表合一。
27.P.190:利用数据透视表完成二维表格向一维表格的转换。
28.P.193:“有东西进出型”强调进出的概念,通过正负数的设计,使不同行的相同“东西”可以直接相加,以获得当前库存;“同一件事多次跟进型”强调数据的跟进记录,一行数据不能一次完成,并且需要设置自动提醒;“汇总‘汇总表’型”强调汇总表格式的统一以及汇总前的数据整理,格式本身没有固定的模式,只是在批量数据的操作方法上有讲究。而“一行记录型”不具备以上特点,这类表格不同行的数据之间几乎没有任何联系,每一行数据分别代表一个完整的故事。它既不需要跟进,也不用设置提醒,数据由文本和数字组成,其中数字具有分析价值,同行的数字还可能有关联。设计这类表格的关键是深度剖析工作流程以及分析目的。字段既要保持完整,也要尽量简洁。
29.P.196:用CHAR和ROW生成A~Z序号。
30.P.202:若纺锤无法变为一维数据,怎么办?
31.P.203:例子:考勤表制作
32.P.215:例子:在“有东西进出型”表格中计算期初、期末库存。
33.P.220:例子:所在地占所在省的百分比。
34.P.229:对“存放基础信息型”表格而言,数据分析不是重点,引用、查找与对比才是它的价值所在。
35.P.230:DATEIF函数的使用。
36.P.238:VLOOKUP函数的精准匹配使用,若数据中有空格应用“替换”删除,若是英文必须有空格可用TRIM函数处理。VLOOKUP函数对数据还有一个要求是“唯一”,因为当用于查找的数据区域有两个相同的数据时,它永远只能匹配到第一个。
37.P.241:当VLOOKUP的第四参数为1的时候,VLOOKUP进入模糊匹配模式,匹配条件变为小于查找数据的最大值。依照函数的判断逻辑,在使用模糊匹配时,用于查找的数据必须按升序排列。否则,Excel会搞不清状况,从而导致错误的结果。
38.P.244:借力Word“邮件合并”,一秒搞定千份成绩单。
技巧
1.P.12:工作表间快速切换:下一个工作表Ctrl+PgDn,上一个工作表Ctrl+PgUp
2.P.20:双击生成不同步长的序号
3.P.24:例子:填空式复制
4.P.53:F4一键切换引用类型
5.P.62:关键技巧:F2、F4、F9、Ctrl+A、Shift+F3、Ctrl+Z、双击鼠标左键、Ctrl+·
6.P.92:N个判断结果对应N个值,建立对应关系表,用MATCH结合INDEX,或VLOOKUP都可以解决。
7.P.99:例子:批量定义名称是可以的,选中包含标题行的数据区域用,Ctrl+Shift+F3
8.P.99:选择不规则的数据区域要活用F5(定位)。
9.P.118:批量删除有空单元格的行:选定包含空单元格的区域 → 定位(F5)空值 → 点右键选择“删除” → 在弹出对话框中选择“整行”。
10.P.123:复制可见单元格:选中数据后按Alt+;(分号)定位“可见单元格”。
11.P.136:例子:用INDIRECT函数实现引用(单元格、工作表或工作薄名称)的个性化变化 。
12.P.152:巧用照相机功能——制作数据监视器、制作组织结构图、拼接打印。
13.P.156:使用右键拖动公式区域将公式转换为数值。
14.P.163:用EVALUTATE函数和加“=”法计算单元格中的公式。
15.P.170:按底纹排序。
16.P.172:画直线与默认图形效果。
17.P.198:与Enter让光标上移类似,Shift+Enter光标下移,Tab向右,Shift+Tab向左(Shift相当于反向键),Ctrl+Enter原地不动。
18.P.208:超过24小时的时间表达:按Ctrl+I调出单元格格式设置对话框→数字→自定义→[h]:mm:ss
19.P.211:Ctrl与复制:复制用Ctrl+C,批量录入用Ctrl+Enter,按住Ctrl可以拖出相同的单元格,复制工作表按住Ctrl将要复制的工作表拖动一下即可。
20.P.214:如果想要自定义组合的起止日期,切忌打勾。
21.P.216:利用“页面设置”实现一页打印。
22.P.218:以万为单位显示数据。
23.P.223:选中透视表右侧与数据项相邻的单元格,可以激活“自动筛选”选项。
24.P.229:长按鼠标左键就可以在不触发链接的情况下选中该单元格。如想批量取消链接,可以先选中目标单元格,复制后直接Enter就搞定了。