【使用电话语音信箱】
语音信箱要求来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由,告知对方如果他留下语音信息,得到回电的速度会更快。注意:每周更新你的语音问候语。
以身作则,当你给别人留言时,必须留下你的姓名、电话号码和来电事由,以及你希望对方回电的最佳时间。请记住:电话号码别念得太快。
【使用邮箱的秘诀】
用PADD模式组织你的邮件
Purpose 你发这封邮件的原因要在主题简明写出(可以加上完工日期,方便收件人安排先后顺序)
Action 尽量在第一段写明你希望收件人做什么,长度不超过2-3行。
这样信息就会在outlook的预览版面中显示出来 (向对方解释,由于邮件太多,不会每封都打开看)。你会根据邮件主题和第一段的内容,判断打开和回复邮件的先后顺序。
Detail 使用编号
把你的所有要求用编号分别标示,以便尽早得到回复,因为这样会方便收件人,他可以直接在编号后回复他们的答案。
Deadline邮件末尾写上截止日期和要在此日期完成的理由。不要使用“尽快”,要有一个确切的截止时间。
读完一封邮件
处理邮件后将其归档。
设置标志并将其归档,以便将来处理。
将它放进你的时间进度表或者设置提醒,以便将来处理。
删除或阅读完删除。
邮件抄送
如果事情与你无关,那要告诉对方,发邮件收不要同时发给或者抄送给你。告诉你的下属哪些项目邮件需要抄送给你,否则,他们会把所有邮件都抄送给你。使用打开抄送过滤功能,抄送的邮件会被过滤掉。
转发邮件加评论
如果你被要求对邮件提出建议,请在主题栏或正文第一段的开头加入你的评论意见,这会节省收件人的时间。
【工作清单】
日工作清单是一张记录一天工作内容的清单,主要关注的是当天的事情。
周清单:一周比一天能更好地显示你的工作效率。每周你都可能有一到两天的工作完成得不理想,但如果你以5天的时间来看,会发现你已经做得相当不错了。把周清单钉在一起并放进文件夹。在年度考核时,可以用来向上司展示自己做了多少事情。
【高效通话】
由于人们都记着去吃饭或者回家,在午餐或者下班前打电话,效率更高、耗时更短。
对于来电者,直接问对方——我能为你做什么。不要让他不紧不慢地开始说天气。你要不停地提问直到能判断出来电的性质。
打电话前先看一下时间,给自己订一个目标,计划多长时间完成通话。边打电话边看时间。营造紧迫感有助于自己在计划的时间里完成通话。
想结束通话可以这样做:
告诉对方有人走近你的工位,比如你的老板。
告诉对方你得去开个会。
告诉对方你有个电话在线上或者你有个电话要打。
总结电话内容后,说“就这些了吧?”
告诉对方“我知道你很忙,因此我先挂电话了。”
【其它】
下班前精力差的时候最适合做规划,因为这件事不太费精力。同理,周五做下周的规划,并做断舍离(删除电子邮件、碎掉没用的纸张等)。
判断是否要参加会议
如果我不在会上发言,真的需要去参加会议吗?
我能派别人代替我去吗?
我能否通过电子邮件给他们需要谈论的资料?
如果我看会议记录就能了解事情,那大可以不用去。
当别人走近你的工位,第一种告诉对方你没时间的信号就是站起身来,如果他们没有领会你的意思,你就走出工位或者办公室。