1）制订行动清单——a.总清单：记录每周发生的所有工作事项、笔记、行动要点等等 b.日清单：计划当天的一系列关键活动 c.要点：1.在每笔记录之间空一行→添加注释和细节 2.总清单不要设定优先次序→根据完成任务后的时间、精力设定工作 3. 笔记格式：详尽而简短，记录的第一个词指明是什么活动 4.有时间限制的任务要标明截止日期 5.用一个对钩和圆圈内加一个对钩，标记已完成并等待对方回答或完成 的任务 6.制订的任务未必都能全部完成，但可作为反思工作效率的来源 7.新任务或突然想起要做的事及时记录下来 8.随身携带清单 9.每天下班前15~30分钟内检查工作成效并更新总清单，期间不回复 e-mail、电话 10.计划不要订得太满，给意外事件留下空间
2）合理分配工作时间——a.精力充沛时（上午）处理棘手、高回报的任务，在状态差时处理简单任务 b.每个小时预留少量的时间批量处理琐碎任务 c.在星期五为下周做规划 d.提前上班工作，准时下班 e.工作90分钟，休息10分钟
3）分清工作的优先次序——a.ABC优先排序法：a.在今天必须完成的事情 b.应该做的事情，但不需要今天完成 c.自己想做的事 b.充分利用时间法：取出总清单，根据三种因素选择：①还剩多少时间？ ②精力如何？ ③这段时间哪件事最重要、最紧要？
4）控制电子邮件的使用——a.关闭电子邮件的通知功能，定期检查电子邮件 b.批量处理电子邮件 c.熟悉outlook的功能使用 d.处理电子邮件一步到位——阅读→回复→删除或归档 e.直接删除垃圾邮件 f.颜色标志接收邮件的重要性 g.内容敏感的邮件，改为电话回复 h.邮件标准：简短、直切主题、易读、易懂、令人印象深刻 i.PADD模型组织写作：目的（purpose）：为何发送这封邮件？（4~8个 字在主题栏写明） 行动（action）：你希望收件人做什么（在正文第 一段写明，字数简短） 细节（detail）：使用项目符号或编号的列表 截止日期（deadline）：末尾处写明截止日期及合 理的原因
5）有效地授权——a.告诉被任命者给他/她的原因以及任务的重要性 b.尽可能清楚地界定任务或项目，表达你的期望，以消除误解 c.告诉他们你以前是怎么做 d.设定开始和完成日期，并在中间找个时间召开会议，以检查工作的进展 e.记录被委派任务的进展 f.确保下属得到恰当的培训 g.如果可能，将整个任务全部授权给下属，而不是其中你不想做的那部分任务 h.设法让下属获得成功，以树立信心 i.让下属分享荣耀，并提供 建设性的意见 j.请记住：你仍需对最终结果负责
6）有效地组织会议——a.安排会议前明确开会的目的，并准备好会议议程 b.考虑是否真的需要有必要开会？或者可以发邮件代替？ c.会议尽量安排在下午，不要在早上一上班就开会 d.至少提前一天告知参加者开会的时间及目的 e.设定会议的开始和结束时间，并严格遵守 f.指派专人负责做会议记录、完成记录并分发给与会者
7）管理电话——a.留出时间统一呼出电话 b.打电话前先做计划 c.专心打电话，确保谈话不跑题，边打电话边看时钟 d.让呼叫者尽快进入主题 e.每天或每周更换语音信箱问候语，让呼叫者知道你的日程安排 f.留言时要简短，语速要慢，控制在15~30秒内
8）建立处理文档的习惯——a.保持办公桌整洁，只摆放最常用的物品 b.将文件类别限制在10种以内 c.下班前清理桌面 d.及时归档文件 e.建立文件方便查找的命名规则