第1 章 理解项目的特征 我在公司新年放假前就和Jerry 约好了见面。我来到公司的时候， 他已经在我的办公室外面等我了。 “Jerry，真不好意思，我来晚——” “Tom ！很高兴见到你！”他打断了我的话，“晚来一会儿没什么。我也是15 分钟前才到的。” “没想到早晨铲雪花了那么长时间。年纪大了，手脚也慢了！” “铲雪？我们应该给你弄台吹雪机！” 我一笑置之，几小时前我也在考虑这件事。 Jerry 和他的妻子Barbara 正准备买他们的第一套房，但是找一套理想的房子绝非易事，漫长而艰难。他和我说了说遇到的困难，我们又聊了半天我和妻子几年前买的房子。 “好房子总会找到的，Jerry。这个周末你们找到中意的了吗?” “没有。我们周日去看了几套房，不过天气不好，就没有再多看了。我们总想让自己乐观一些，但现在已经开始抓狂了。” “挺过去就好了。”我说道，尽量想安慰他一下。 Jerry 在信息基础设施部工作，入职时间不算长。他长着一双蓝色的大眼睛，留着长长的头发和蓬松的络腮胡子，看上去有点儿像痴迷于电脑的呆子。在很多人的心目中，搞计算机的人都是这样的形象。如果说能够从外表看出些什么的话，他应该更喜欢和技术而不是和人打交道。他刚领到的任务是升级公司的电话系统，但自己也没有把握是否准备好承担这个工作了。这项工作包括检查电话线路、更换掉需要更换的线路、升级软件。Jerry 估计这个工作需要4 个月的时间，成理解项目的特征本超过35 万美元。会有6 个人参与，不过有的人不是全职投入的。在聊了一大阵子他的找房经历后，我问Jerry 是否愿意谈一下他即 将开始的项目。 “可以，”他说道，“不过我不知道你是否能帮上忙。你的工作不是帮助项目经理的吗？”刚听到这句话时我大吃一惊，还以为自己听错了。“嗯，是的。但你们好像有一个相当重要的项目。作为项目经理，你的经验丰富吗？” “项目？项目经理？”Jerry 说道，听起来有点茫然。“我们那个部门不做项目。我们只要动手去做并把工作做完就可以了。”我的大脑一下子短路了，知道自己又有事情干了。Jerry 不但是个没有经验的项目经理，甚至都不知道自己是项目经理！ “Jerry，”我说道，“我们谈一谈吧。” 教训 大多数工作通常都可以归入以下分类。 支持类工作。相关的工作是保持当前生产过程正常运转并且稳定，例如 修复一个崩溃了的计算机应用程序。 操作类工作。相关的工作是持续不断地执行公司的业务过程，例如输入 会计交易或是订购物品。 间接成本。包括休假和病假。 管理和领导。指的是管理员工并推动一个组织实现业务目标。 项目。项目是临时性的工作，是做新的事情并构建新的或改进的产品。 项目工作是我在新工作中感兴趣的领域。项目并不是特定部门才能做的，而是关于如何完成一项工作的。实际上，项目可能存在于任何一个职能领域中。这是一个人做什么工作和他在什么组织中工作的重要区别。例如，一个部门可以 做项目，也可以做支持类工作。从事操作类工作的人可以完成项目，也可以从事支持类工作。管理团队甚至可以在管理工作之外再做一些项目。这些都强调了一个人所在的职能组和他所从事的实际工作类型之间的差别。虽然项目有各种不同的定义，但是所有的项目都有三个重要特征：有限的时间范围、独特性和交付物。 首先，项目一定会有开始日期和结束日期。虽然有人可能会对确切的日期争论一番，但必定会有一个日期后工作才存在，也必定到了某个时候工作就肯定不复存在了。有些活动，比如在会计系统中输入交易，是无限期地进行下去的，所以不算项目。回答用户提出的有关会计系统的问题也会无限期地进行下去，所以也不算项目。但是，Jerry 升级电话系统的工作是以前没有做过的，到了某个时间也将会完成（即使过了截止日期，这项工作也不外乎是完成或是取消）。电话系统今后可能再次升级，但如果再次升级，在两次升级之间是有时间间隔的，所以工作不是连续的。再次升级也会有开始日期和结束日期。 其次，所有的项目都是独特的。项目有独特的特征、独特的交付物、独特的人员、独特的环境。与之不同的是，如果是在向用户提供咨询的用户服务部工作，因为工作本身有一定的节奏和方式，时间长了你会逐步掌握自己的工作。在获得一定的经验后，你会发现遵循一套过程和步骤就能处理这种重复性的工作了。这是持续操作的一个例子。不论是昨天、今天、明天还是从明天开始的一年中，在用户服务部所做的工作都是相似的。相比之下，项目是独特的。这个特征使得项目难以估计、难于管理。即使项目和你做过的其他项目类似，也会发生新的事情、遇到新的情况。每个项目通 常都有自己的挑战和机遇。 最后，所有的项目都要产出一个或多个交付物（交付物也可以称为产品），这些交付物可以是任何形式的，既可以是计算机的应用程序或分析文档，也可以是方案建议书或一间房屋。如果从事的工作不产生一个或多个交付物，那就不是项目。即使项目是为了提供一项服务，也需要有交付物，例如过程手册、培训课程，也许还包括市场宣传材料。 很多人还为项目赋予了其他特征，比如清晰的范围、一组明确的资源（人员、钱、设备、物品等）、共同的目标（无论是否明确说明）、一个指定的项目经理和项目团队。 需要注意的是，工作量、成本和持续时间并没有上限或下限。一个项目可能需要1 万个小时才能完成，也可能只需要10 个小时就能完成了。非常小的项目一般称为增强型项目（enhancement）或是需求自主型项目（discretionaryrequest）a。当然，管理这些小项目和大项目的方式是不同的。10 个小时的项目也许根本用不着任何正式的项目管理技巧，而一个大项目则需要更严谨、更有条理。项目可能存在于各种类型的业务中——从市场营销到制造业到电影制作。是的，即使是Jerry 所在的信息基础设施部也会存在项目！一个重大的方案因为没有当作项目进行组织和管理而遭到失败，这样的事情发生过多少次了？太多、太多次了。Jerry 只想“把工作做完”。如果只是一个40 小时的项目，在脑子里就可以计划、定义，那么他的那种想法是可行的。但Jerry 的这项工作特别庞大、特别复杂、特别重要，光凭脑子已经无法管理了。如果他把这项工作作为一个项目来定义、规划和管理，成功的机会要大一些。等我下次遇到他的时候，还得继续教育他。 a 本书作者所在的TenStep 公司在另外一篇文献中对需求自主型项目（discretionary request）给出了较为详细的描述：需求自主型小项目并不是说项目的价值不大，而是说项目的完成日期可以自主决定，优先级可以灵活安排。如果这种项目重要的话，可以优先处理。如果这种项目不重要，可以为其他重要项目让路。——译者注