整理的艺术[试读]

即使电脑普及程度如此之高，办公室内的纸质资料仍然堆积如山。无论现代科技怎样发达，办公室环境依旧得不到改善。急需的资料，纵使“寻它千百度”，也迟迟不愿现身，相信大家都有过如此尴尬的经历，其实我也曾经像大家一样窘迫。 但我最终找到了扭转战局的制胜法宝，可以将这些久攻不下的资料整理问题迅速歼灭，一网打尽... 查看全部[ 整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃 ]

尽管如此，手头只有纸质资料时，如果你也不假思索地扔掉，一点都不保存，以后还要用的时候，可能就会很麻烦。解决办法很简单，只要你拜托一下同事“我想共享会议资料，能不能把电子版的用邮件发给我？”，就可以了。 现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了，所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电... 查看全部[ 整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料 ]

虽说Gmail的搜索功能非常强大，但如果关键词不对，还是很难找到想要的文件。这种情况也是常有的。要避免这种情况的发生，有必要了解一些更细致琐碎的管理方法。 首先是文件的命名，最好是按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名。这样，我们不仅可以用项目名、文件名和制作日期来搜索文件，还能在文件夹内进行... 查看全部[ 整理术03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名 ]

既然提到了图片的话题，就再向大家介绍一个与图片相关的整理方法。 说到网页，我们总以为随时都能浏览，却总会发现有些网页某天忽然就上不了了。我们好不容易找到了感兴趣的网站，满心欢喜地收藏起来，结果却遭遇网站服务器删除数据，网页再也打不开了。就算你用Google的网页历史记录功能，用网页快照浏览网页，它... 查看全部[ 整理术14 重要的网页可以截图 ]

前面跟大家介绍了通过Google Documents、Picasa之类的网络服务与他人共享文件，其实人们还喜欢通过物理媒介来传递数据，将数据拷贝到CD光盘里给别人就是方法之一。 但拷贝光盘不仅费时间，传递完资料后该如何处理也是个不得不考虑的问题。我每每看见被人丢弃的光盘，就会不由得担心“里面的数据... 查看全部[ 整理术15 分类使用SD卡，传递数据更高效 ]

虽然之前我向大家强烈推荐用电子文件来管理资料，但纸质资料也有许多无可比拟的优点，其中之一就是可视性强。有些文件太大，无法用有限的电脑屏幕阅览，纸质资料却能一览无遗。此外，想看纸质资料的时候可以立刻拿出来阅览，电子文件则还要等待电脑开机。考虑到可视性和时间效率的问题，我认为对于正在进行的项目，还是应该... 查看全部[ 整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列 ]

人类很容易受环境影响，因此整理身边环境对提高工作效率而言至关重要。整理环境最重要的一个理念，是“减少杂乱感”。进入一个物品堆积如山、摆放杂乱的房间，相信谁也无法专心工作。因此要减轻杂乱感，让人可以集中精力，这样才能提高工作效率。 这个过程中可以马上投入使用的是透明文件袋。透明文件袋在100日元店就... 查看全部[ 整理术19 将小物品装入透明文件袋 ]

有些文件袋塞满物品后会呈立体形状，能使空间得到有效利用。公文包主要是用来放置纸质资料的，如果你企图将立体的东西垒放进公文包，可能下一秒这些东西就会很不给力地塌掉，变得乱七八糟。但如果先将这些物品装入文件袋，就很容易放进公文包中，只要略施小计，就能在不换公文包的前提下装进更多的必需品。 利用立体空间... 查看全部[ 整理术20 准备好出差用品，自如应付紧急出差 ]

我建议大家把所有东西都归零后再回家，这样可以让你回家后不再考虑工作，切断这个恶性循环。回家后满脑子仍是工作的事情，就跟精神不集中时还拖拖拉拉地工作一样，最终将一无所获。将工作上的压力带回家，从心理健康的角度讲也不好。因此，下班后要很好地转换心情，把桌上的文件全部收好之后轻轻松松地回家。 这个原则同... 查看全部[ 整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家 ]

人体有新陈代谢的功能，旧的细胞自行毁灭后会排出体外，同时新的细胞生成，使人体保持鲜活的状态。这种功能一旦出现故障就会产生癌细胞。信息也一样，假如你不果断地及时扔掉旧信息，反而加以保管，那就等于拥有了大量的“癌细胞”信息。毫不犹豫地扔掉旧信息，不断吸收新信息非常重要。 正如资料整理术中我们... 查看全部[ 整理术34 扔掉书本，提高信息吸收能力 ]

前面我们讲到的信息都是需要长期保存的，以后需要时再取出。长期保存信息要先做好索引，这样需要时才能立刻取出。这也是我主张将信息PDF化，并从新闻报道中摘出关键词的原因。 也有只须短暂记忆的信息，这些信息可以作为短期记忆来保存，比如汇款时需要的账号、金额，不值得存入手机通讯录的电话号码，购物清单，别人... 查看全部[ 整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记 ]

通过群发邮件的方式使信息冗余化必然会增加信息量，虽然习惯后可以游刃有余地处理这类邮件，但处理邮件带来的工作负担并没有丝毫的改变。要使邮件容易阅读，就要求我们的邮件尽量短小简洁，并准确传达信息，这就是金字塔原理。 金字塔原理原本是麦肯锡公司（被称为世界顾问公司龙头的一家美国顾问公司）采用的一种文章书... 查看全部[ 整理术50 按金字塔原理写邮件 ]

会整理工作的人，一般都会整理生活。这并不是什么不可思议的事情，只要掌握了整理的思维方式，不仅在工作方面，连生活也会变得有条不紊。相反，我们也可以说如果生活得不到很好的整理，就可能会对工作产生不良的影响。要很好地整理工作，就很有必要将身边的生活环境整理好。 当然，整理工作和整理生活的技巧肯定不一样。... 查看全部[ 整理术52 灵活网购，简化生活 ]

生存术可以说是一种资源“整理”，这种资源就是时间。 我们虽然不能凭空制造出更多的时间，却可以少做一件事，将节约下来的时间用来做别的事。将消耗在购物和日常生活上的零碎时间积累起来去做别的事情，这就是生存术的关键。 与人交往也是如此。如果我们和每一个人都慢慢地相处，就算你有再多的时间也不够用。这就需... 查看全部[ 整理术57 拒绝第二次聚会的技巧 ]

要简化生活，每次都做同样的事情就可以了。本章为大家介绍了一些将购物、穿衣、饮食模式化的办法，将生活的各个方面都常规化了。 由于常规化是重复同一行为，就算不情愿也会慢慢顺手起来，熟能生巧，就会更加精益求精了。 但一定也会有人反对，说“总是重复同一件事，生活不就太索然无味了吗？”的确如此，如果每天都... 查看全部[ 整理术62 将生活常规化，再制造一些惊喜 ]

充分调动脑力是整理思维的关键所在，这就需要能充分调动脑力的整理技术。该整理技术不同于我们通常所说的整理常识，而是以反思维方法进行思考的，这或许会让大家大吃一惊。 在“不懂”信息的状态下，暂且让其沉睡。 工作中需要拿出点子的时候，我们经常会想马上拿出来。当然，如果有“答案”，立刻调查后给出答案便可... 查看全部[ 整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑，在无意识中进行整理 ]

说到ToDo列表，大家一般会认为ToDo列表的作用是“提醒”我们该做的事情。但要提高创造力的话，ToDo列表就会变成使你暂时“忘记”其他要做的事情、专注于一项工作的工具。 出于这一目的制作的ToDo列表，制作方法也有所不同。要暂时“忘记”其他要做的事情，就没必要制作过于严谨的ToDo列表。要制作严... 查看全部[ 整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法 ]

说到底，思维就是分割信息与整合信息的过程。这一章，我向大家介绍了信息分割与整合的方法。 在“不懂”的状态下先直接将信息装入大脑，再慢慢酝酿点子。这个办法其实是依靠大脑的力量整合信息；其次是提高创造力的ToDo管理，要集中精力想出点子，就索性将乱七八糟的任务分割开来，先集中精力做当下最应该做的事；再... 查看全部[ 整理术76 分割信息与整合信息 ]

这一章介绍如何“整理”自己的人脉。与整理物件或思维不同，整理人脉听起来总会让人感觉有些势利。 让我们来看看第一个技巧——扔掉沉睡一年的名片。假设在一年前，我们曾与某些人交换过一次名片，之后的一年却没有发生过任何来往。这样的话，以后与那些人发生来往的可能性就非常渺茫了。对于这样的名片，我们就要毫不留... 查看全部[ 整理术77 扔掉沉睡一年的名片 ]

在制作个人名片的过程中整理自己的职衔还有另一个好处，就是能发现“自己愿意做的事情”和不愿意做的事情。 比如，“新业务策划人”这一职衔在向别人说明你正致力于策划新业务这样一个自己“愿意做的事情”的同时，还意味着你宣布自己“不愿意做”那些常规的事务性工作。在不断追加职衔的过程中，其实你宣布了自己愿意做... 查看全部[ 整理术86 宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情 ]

扩展人脉的技巧与增加资金的技巧在某些地方非常相似。钱会往多的地方集中，存的钱越多存款利率就会相对高一些，投资的选择余地也会多起来。人脉也一样，人脉会集中到掌握很多人脉的人身上。因为这类人容易使人觉得“面子广，认识一下一定有好处”，人脉就自然而然地拓展了。 也许有人会想自己一个人独享人脉资源。所谓“... 查看全部[ 整理术88 当中间人，向别人介绍朋友 ]